Administrativ chef

Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB) är Nordens största medicinska bibliotek.
Biblioteket servar i första hand KIs ca 10 000 studenter, doktorander och forskare, men är också ett allmänt offentligt bibliotek.
KIB består av ett bibliotek med två enheter, ett i Solna och ett i Flemingsberg, med totalt 110 anställda och en årlig omsättning på ca 160 mkr.



Inte vilket bibliotek som helst

KIB är ett av Europas största medicinska universitetsbibliotek.

Vi bedriver en omfattande verksamhet som ger forskare och studenter tillgång till de senaste medicinska rönen och stöd till vetenskaplig kommunikation. Genom att vara en integrerad del i utbildningen bidrar biblioteket också till att studenter och doktorander utvecklar ett vetenskapligt förhållningssätt. Vi är måna om att de båda enheterna i Flemingsberg och Solna liksom bibliotekets webbplats erbjuder en kreativ, internationell och modern lärandemiljö för studenter och forskare.



Arbetsuppgifter

Som Administrativ chef för Karolinska Institutets Universitetsbibliotek kommer du att vara ledare inom en starkt utvecklingsorienterad och kunskapsintensiv organisation. Den administrativa chefen är ytterst ansvarig för hela den administrativa funktionen som består av ekonomi och HR samt övrig infrastruktur såsom IT, arkiv och lokaler. Du är Bibliotekschefens administrativa stöd och ingår i en dynamisk ledningsgrupp som fokuserar på biblioteket som helhet. Du har direkt personalansvar för ca 10 personer, varav en är enhetschef med ytterligare personal under sig.

Dina viktigaste arbetsuppgifter är:
•Ledning: Styrning, samordning, kvalitetssäkring och utveckling av den administrativa verksamheten
•Ekonomi: Övergripande ansvar för budget, uppföljning, redovisning, avtal och ekonomiska analyser
•HR: Övergripande ansvar för personalfrågor, rekrytering, personalutveckling och samverkansfrågor, inklusive arbetsrätt och förhandlingar
•Övrig administration: Såsom IT, registratur, vaktmästeri, lokaler och intendentur
•Operativt stöd och bollplank till ledningsgruppen och Bibliotekschefen


Kvalifikationer

Vi söker dig som har dokumenterad chefserfarenhet och högskoleutbildning inom personal- eller ekonomiområdet. Du ska ha goda kunskaper i ekonomi, personalarbete och verksamhetsplanering från större organisation. Du är van att leda en kunskapsorganisation där förändrings- och utvecklingsarbete är en naturlig del. Ett krav är att du tidigare arbetat med budget och ekonomi där erfarenhet av mätning och ekonomisk analys är ytterligare meriterande. Du har på ett självständigt och framgångsrikt drivit personalfrågor i ditt tidigare arbete. Eftersom det mesta av universitetsbibliotekets verksamhet är IT-orienterad eller IT-beroende måste du ha en god förståelse för den strategiska betydelsen av IT.

Du tänker strategiskt och har ett brett perspektiv på frågor, och motiveras av att utveckla verksamheten genom engagemang och delaktighet. Du är prestigelöst trygg i din ledarroll samt tydlig, rak och pedagogisk i din kommunikation och skicklig på att skapa och utveckla relationer. Vi uppskattar om du har förståelse för ett modernt universitetsbiblioteks funktion och dess betydelse för KI:s kärnverksamheter. Vi ser gärna att du har arbetat på ett lärosäte under en period i ditt yrkesliv och att du har erfarenhet av att navigera i en komplex serviceorganisation med flera intressenter.

 

Ansökningsförfarande

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet med visionen att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. I Sverige står Karolinska Institutet för den enskilt största andelen medicinsk akademisk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Varje år utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.