Administrativ chef Björkhagens skola

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning
Björkhagens skola är en kommunal F-9 skola som ligger söder om söder, mitt i grönskan på gränsen till Nackareservatet.

Skolan har en fantastisk skolgård som inbjuder till lek och aktiviteter. I närheten finns Björkhagens tunnelbanestation som innebär att det är lätt att förflytta sig bl.a. till staden kulturombud. Idag är elevunderlaget ca 980 elever och vi är ca 120 medarbetare som arbetar i årskursvisa arbetslag. Mottot för vår skola är kunskap och hjärta. Det innebär att för oss står barnens utveckling i centrum och vi skapar en trygg miljö där vi känner gemenskap och kan utvecklas. Genom att inspirera och skapa nyfikenhet, möta eleverna där de är och utifrån deras egna förutsättningar, skapar vi en skola där alla kan lyckas och nå långt i sin kunskapsutveckling. För att lyckas med vårt uppdrag har vi på djupet förstått att det är genom samarbete vi erbjuder den bästa skolgången för våra elever. På Björkhagens skola är arbetet tillsammans överordnat individen och samarbetskulturen är synlig och självklar. Vi har utvecklat en organisation och arbetssätt som möjliggör för våra pedagoger att samarbeta kring eleverna i både arbetslag och ämnesteam.

Läs mer på https://bjorkhagensskola.stockholm.se/

Arbetsbeskrivning
• Vara ett strategiskt stöd till rektor i genomförandet av uppdraget gällande verksamhets- och omvärldsanalyser, ekonomistyrningens och andra styrsystems utformning
• Arbeta utefter delegationsordning från rektor för administrativa chefer inom Stockholms stad
• Ansvara för budget-, uppföljnings- och planeringsprocessen samt för processen kring upphandling
• Vara ett strategiskt stöd till rektor vid effektiviseringar av verksamheten
• Ansvara för stöd avseende elev- personal- och ekonomiadministration till skolan i syfte att avlasta kärnverksamheten
• Ansvara för utveckling och effektivisering inom ansvarsområdet
• Ingå i skolans ledningsgrupp, vara ett strategiskt stöd till ledningsgruppen vid bland annat effektivisering av verksamheten
• Ansvara för budget-, prognosarbete, uppföljnings- och samt för processen kring upphandling
• Attestera samtliga skolans fakturor, avtalsuppföljning (LOU) beställaruppföljning (Agresso)
• Ytterst ansvarig för BER, LISA-självservice, modersmål samt skolpliktsbevakning
• Ansvara för att följa upp verksamhetsstöd, statsbidrag, SCB m.m. samt registrera vid behov
• Som närmaste chef för administrativ personal och servicepersonal (skolkök, vaktmästeri, IT, skolans expedition, bibliotek och i förekommande fall städ) ansvara för ledning, personalutveckling och verksamhetsutveckling
• Genomföra APT (10 ggr/år) för servicepersonal, medarbetarsamtal, ev. rehabilitering och svåra samtal
• Ha övergripande ekonomiskt och administrativt ansvar för skolans lokaler
• Driva, utveckla och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet, det psykosociala arbetsmiljöarbetet och brandskyddsarbetet
• Ansvara för extern och intern kommunikation
• Ansvara för skolans dokumenthanteringsfrågor så som arkiv och diarieföring
• Vara delaktig i personalrekrytering, lönerevisioner, månadsuppföljningar, personalekonomi, kan förekomma viss delaktighet vid rehabiliteringar
• Löneuppdatering, lönerevision och personaluppföljning
• Bevaka frågor inom personalområdet exempelvis lönerevision samt ansvara för dokument kring denna
• Lokalansvarig, samarbete med SISAB och ev. andra intressenter
• Vara ytterst ansvarig för skolans dokumenteringsfrågor så som arkiv och diarieföring
• Sekreterare vid olika typen av möten, så som SVG
• GDPR ansvarig
• Driva skolans matråd
• Driva förbättringsåtgärder på skolan för att kunna effektivisera



Kvalifikationer

Du arbetar/arbetat inom administration och helst som chef.
Kunskapar om Offentlighet och sekretess (OSL, Offentlighets- och sekretesslag 2009:400), samt dataskyddsförordningen GDPR.
Mycket goda kunskaper inom IT och IKT.
God kommunikativ förmåga - i både tal och skrift. Du är en flexibel initiativtagande person.
Arbetat i system så som Agresso, WebInfo, Beslutsstöd, Kommers, Diabas, Lisa-Självservice, KiA, WinLas, Jobba i stan, BER, Novaschem och Söka skola.








Övrigt


Intervjuer kan komma att ske löpande så vänta inte med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.