Administrativ chef till Utrikespolitiska institutet

Utrikespolitiska institutet (UI), en ideell förening, är Sveriges ledande institut för information och forskning om vad som händer i världen. UI ska fördjupa och berika det utrikespolitiska samtalet genom att främja intresset för och vidga kunskapen om utrikespolitiska frågor. Det gör UI genom forskning, analys, evenemang och medverkan i media samt med egna publikationer. På UI:s kontor i Stockholm arbetar ca 40-50 medarbetare som forskare, journalister, analytiker, kommunikatörer, redaktörer och administrativ personal. Utöver en kärna av fast personal finns ett antal doktorander och projektanställda på institutet. Läs mer om oss på ui.se.

Arbetsbeskrivning:
UI söker nu en administrativ chef till ett brett och spännande uppdrag. Administrationens uppgift är att stödja institutets alla olika verksamhetsområden och kontinuerligt arbeta med verksamhetsutveckling för att möta framtidens behov. Som administrativ chef har du en nyckelfunktion på institutet och ansvarar för centrala områden såsom administration, ekonomi, personalfrågor och intern kontorsservice. Som administrativ chef ingår du i UI:s ledningsgrupp och rapporterar direkt till institutets direktör. Huvudsakliga arbetsuppgifter består av att:


• Leda, samordna och utveckla den administrativa verksamheten på UI, i dagsläget bestående av fem medarbetare.
• Ansvara för ekonomi – särskilt budgetanalys, budgetuppföljning, årsredovisning och revision.
• Ansvara för uppföljning och redovisning av forskningsbidrag, liksom av andra projektbidrag.
• Ha ett övergripande ansvar för personalfrågor samt stödja bemanningsarbetet.
• Vara en rådgivande funktion till direktören och vara delaktig i den övergripande organisationsplaneringen.

Kvalifikationer:
Vi söker en kvalificerad administrativ chef, med relevant akademisk utbildningsbakgrund och gedigen erfarenhet av liknande arbetsområde. Du bör vara väl insatt i övergripande ekonomiska arbetsuppgifter, såsom projektrapportering och budgetarbete. Om du dessutom har erfarenhet från det personaladministrativa området är det meriterande, liksom erfarenhet av administration och forskningsrapportering inom universitet/högskola eller ideell organisation.

Vi tror att du är en kommunikativ person med goda ledaregenskaper. Som ledare har du lätt för att fatta beslut, är noggrann i ditt arbetssätt och månar om att skapa en god arbetsmiljö för dina anställda. För att trivas i rollen behöver du vara prestigelös och tycka om att arbeta med ett brett spektrum av arbetsområden. Vi förutsätter att du har en god uttrycksförmåga i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska.

Vi erbjuder:
Välkommen till en stimulerande arbetsplats där världsaktuella frågor står i fokus varje dag. Hos oss får du verka i ett sammanhang med hög kunskapsnivå och ta del av spännande seminarier och föreläsningar. Vi erbjuder en varierad arbetsplats där ingen dag är den andra lik. Dessutom sitter vi i trevliga lokaler och givetvis får du engagerade och kompetenta kollegor vid din sida.

Ansökan:
Välkommen att visa intresse genom att registrera CV och ett motivationsbrev via signerarekrytering.se. Intervjuer sker löpande och vi ser fram emot din ansökan senast den 27 mars. Eventuella frågor besvaras av Signeras konsulter Josefin Johansson, tel. 070-862 09 90 eller Priscilla Paulin, tel. 070-456 63 65.