Administrativ chef vid Fysiska institutionen

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och fler än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.




Fysiska institutionen är en av Lunds universitets största institutioner med nästan 400 anställda, verksam inom både Naturvetenskapliga fakulteten och LTH Lunds Tekniska Högskola.

Vid institutionen finns sju forskningsavdelningar och ett antal större centrumbildningar. Forskningen vid institutionen täcker ett brett spektrum av modern fysik, se http://www.fysik.lu.se

Det administrativa stödet vid Fysiska institutionen har sedan tidigare varit organiserat både på institutionsnivå och i verksamheten vid respektive avdelning. Institutionen har nu beslutat att sammanföra stora delar av administrationen i en gemensam enhet under en administrativ chef och söker nu en ny administrativ chef som kan skapa den nya organisationen och vidareutveckla det administrativa stödet inom Fysiska institutionen.

Arbetsuppgifter
Den administrativa chefen har ett övergripande ansvar för det administrativa stödet inom Fysiska institutionen. I samråd med personal, avdelningsföreståndare och institutionsledning kommer du att vidareutveckla och leda ett administrativt stöd som är ändamålsenligt för verksamheten. Du ansvarar för institutionens rutiner och arbetssätt inom ekonomi, personaladministration, utbildningsadministration och övrig institutionsservice.

Du har personal- och budgetansvar för fysiska institutionens administrativa personal med arbetsuppgifter inom ekonomi, personaladministration och utbildningsadministration, samt personalansvar för institutionens nuvarande gemensamma tekniskt-administrativa personal, sammanlagt en grupp om ca 25 medarbetare.

Institutionens nya administrativa organisation är inte på plats än och det kommer initialt bli din uppgift att utforma och implementera den nya organisationen och de gemensamma rutinerna inom administrationen i dialog med institutionens personal och chefer.

Som administrativ chef är du ett stöd för prefekten och de biträdande prefekterna samt övriga chefer på institutionen. Du ingår i institutionens ledningsgrupp och deltar i institutionsstyrelsens möten och du har uppdrag att representera institutionen i relevanta sammanträden och nätverk. Den administrativa chefen rapporterar till prefekten.                                              

Krav
Vi söker en erfaren ledare med en bred administrativ bakgrund. Du är kommunikativ och lyhörd och har förståelse för vikten av att ha en nära dialog med verksamhet och personal. Du har förmåga att se helheter, skapa gemensamma mål och att driva och utveckla en stödverksamhet i en akademisk organisation. Du är uthållig, flexibel och har en hög integritet.

Du har:

- Chefs- och ledarerfarenhet.
- Relevant universitets- eller högskoleutbildning.
- Erfarenhet av arbete med administrativa processer.
- Förmåga och erfarenhet av att skapa en god arbetsmiljö.
- God kommunikativ förmåga.
- God samarbetsförmåga.
- God problemlösningsförmåga.
- God förmåga att prioritera.
- Erfarenhet och förmåga att arbeta med digitala administrativa system.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

- Erfarenhet av arbete inom offentlig/statlig sektor.
- Erfarenhet av arbete inom universitet/högskola.
- Kunskap om och/eller erfarenhet av personal- och arbetsmiljöfrågor.
- Kunskap om och/eller erfarenhet av budgetarbete, bokslut och andra finansiella processer.
- Erfarenhet av förändringsarbete.
- Ledarskapsutbildning.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.

Villkor
Tillsvidareanställning, 100%.
Anställningen är placerad vid Fysiska institutionen, LTH Lunds tekniska högskola.

Instruktioner för ansökan
Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Intervjuer för tjänsten är planerade 19-20 januari 2021.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.