Administrativ gruppchef

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




Arbetsuppgifter
Vi söker en administrativ gruppchef inom Verksamhetsstödet för Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad.

Tjänsten är placerad på Institutionen för arkitektur och rapporterar till den administrativa chefen för skolans verksamhetsstöd.

Arbetsuppgifterna som gruppen ansvarar för är bland annat utbildningsadministration på både grund, avancerad och forskarnivå, personaladministration, inköp/upphandling, kommunikation, avtalshantering, arkiv, internservice och fastighetsrelaterade frågor/vaktmästeri. I ditt uppdrag kommer du vara närmsta chef för personalen i gruppen (5 medarbetare) och ansvara för att driva utvecklingen av institutionens verksamhetsstöd.  Rollen är operativ där du är en del av det vardagliga arbetet med administrativt stöd till både personal och studenter. Institutionen sitter i en egen byggnad med både kontor och utbildningslokaler och i din roll kommer du att ha ett särskilt ansvar för att säkerställa institutionens internservice och samordning med de leverantörer som sköter t.ex. lokalvård, säkerhet, fastighetsskötsel, telefoni m.m.  Ditt uppdrag bidrar till att skapa ett väl fungerande och effektivt kontor och förutsättningar för medarbetare och studenter att kunna utföra sitt arbete/studier på bästa sätt.

Som en av fem gruppchefer inom Enheten Institutionsstöd stöttar du även institutionsledningen. Ledningsstödet kan omfatta både samordning/bevakning av de olika uppdrag som åläggs institutionen/prefekten, planering och samordning av institutionens ledningsrådsmöten, beredning av överenskommelser/avtal m.m. 

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
Vem är du? Vi söker dig med tidigare erfarenhet av att leda administrativ personal som har inneburit ett personalansvar. Du är kvalitetsmedveten och van att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du har hög arbetsförmåga och har tidigare erfarenhet av att arbeta under tidspress och ändå leverera inom utsatta tidsramar utan att eftersätta krav på noggrannhet. Du har god samarbetsförmåga och är flexibel och kommunikativ och har en god förmåga att uttrycka dig både muntligt och skriftligt på såväl svenska som engelska. Du har kunskap och vana att arbeta med IT som verktyg,  goda kunskaper i excel och att hantera stora mängder data.

Krav

- Högskoleutbildning alternativt har förvärvat motsvarande kompetens på annat sätt som vi bedömer som likvärdig
- Chefserfarenhet med personalansvar.
- Minst 5 års arbetslivserfarenhet med inriktning på administration.
- Goda IT-kunskaper, goda Excelkunskaper.
- Förmågan att uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift då det krävs i det dagliga arbetet.  

Meriterande

- Utbildning inom ekonomi och/eller facility management
- Tidigare administrativ arbetslivserfarenhet från universitet och högskola.  

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 

Ansökan
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 
Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.