Administrativ handläggare på Avdelningen för verksamhetsstöd

Myndigheten för delaktighet, MFD, har ett stort och viktigt uppdrag att verka för att personer med funktionsnedsättning kan vara delaktiga i samhället på lika villkor som andra. Myndigheten växer och nu rekryterar vi en ny kollega till Avdelningen för verksamhetsstöd.

Avdelningen ger stöd till chefer och medarbetare i frågor som rör hr, intern styrning och kontroll, ekonomi, inköp och avtal, förvaltningsjuridik, it/telefoni och informationssäkerhet, registratur, reception och lokaler samt mötessamordning. Du kommer att ha många interna och externa kontakter och få hantera många olika frågor som rör både avdelningen och hela myndigheten. Du får en viktig roll och möjlighet att självständigt utveckla såväl arbetssätt och rutiner på ett effektivt och smart sätt.

Arbetsuppgifter
Rollen som administrativ handläggare på myndigheten är mångsidig och varierande. Det innebär att du på ett självledande och lösningsorienterat sätt ska ta ansvar för att utföra dina arbetsuppgifter resurseffektivt och med hög servicekänsla och kvalitet.

I rollen ingår att:


• Boka, praktiskt planera och samordna myndighetens interna och externa möten och evenemang.
• Vid behov ge stöd och information till leverantörer och deltagare inför och under möten.
• Ge administrativt stöd i fakturahantering och andra ekonomiadministrativa uppgifter.
• Stötta i viss hr-administration.
• Agera som kontaktperson för myndighetens leverantörer av kontorsservice.
• Bistå myndigheten med olika praktiska uppgifter i samband med myndighetens möten och evenemang, såväl interna som externa.
• Vid behov kunna ge stöd till medarbetare med funktionsnedsättning i olika administrativa och praktiska uppgifter.

Vi arbetar aktivt med att utveckla vårt arbetssätt till att vara agilt och tillitsbaserat. Att arbeta i effektiva team är en viktig del av detta arbete.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:


• Dokumenterad utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. Akademisk utbildning är meriterande.
• Flera års erfarenhet av administrativt arbete, till exempel att upprätta, strukturera och förvalta olika dokument och handlingar, utföra ekonomi- och hr-administrativa uppgifter samt planera, hålla och samordna olika leverantörskontakter.
• Erfarenhet av att planera och samordna interna och externa möten och evenemang.
• Mycket god förmåga att kunna kommunicera på svenska i såväl tal som skrift.
• Erfarenhet av arbete i Microsoft Office-paketet, särskilt Excel och Word.
• Erfarenhet av arbete i it-system, såsom löne- och/eller fakturahanteringssystem.
• Erfarenhet av att använda och hantera digitala mötesverktyg, såsom Zoom och Teams.

Personliga egenskaper
För att trivas i rollen som administrativ handläggare på MFD är det viktigt att du är strukturerad, lösningsorienterad och mycket serviceinriktad. Du har sinne för detaljer, förmåga att planera och organisera både stora och små uppgifter samt förmåga att hantera flera saker samtidigt, ibland under tidspress. Det är en fördel om du tycker om att förbättra och effektivisera arbetsrutiner och arbetssätt.

Eftersom tjänsten innebär många kontakter, både med kollegor och externa parter, behöver du vara kommunikativ och ha lätt för att samarbeta med andra.

Meriterande

• Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning, gärna statlig sektor.
• Erfarenhet av arbete i Visma Proceedo, Primula och/eller Public 360.
• Erfarenhet av att ge praktiskt, kollegialt stöd till personer med funktionsnedsättning.

Vi erbjuder dig
Vi erbjuder en arbetsplats med korta beslutsvägar där vi lär oss av arbetet och vågar ta nya vägar när det behövs. Hos oss får du använda din kompetens och samtidigt utvecklas i din roll och bidra till verksamhetens utveckling.

Vi erbjuder en flexibel arbetsplats med möjlighet till visst distansarbete och där du får arbeta med utvecklande och samhällsviktiga frågor. Eftersom MFD är en liten myndighet spelar varje medarbetare en viktig roll för att vi ska lyckas med vårt uppdrag.

Välkommen att vara med på vår resa!

Om myndigheten
MFD:s uppdrag är att främja tillgänglighet i samhället för att öka delaktigheten för personer med funktionsnedsättning. Målet är ett hållbart samhälle utformat utifrån människors olika förutsättningar och behov.

Sedan den 1 april 2024 ansvarar vi även för den statliga ledarhundsverksamheten enligt lagen (2023:692) om dispositionsrätt till ledarhund. Läs mer om MFD:s verksamhet här.

Ansökan, rekryteringsprocessen och kontaktperson
Adecco har förmånen att hjälpa MFD med denna rekrytering. Du ansöker genom att klicka på ansökningsknappen på denna sida. Där registrerar du ditt CV och personliga brev samt svarar på några urvalsfrågor.

Sista ansökningsdag: 30 januari 2025.

När ansökningstiden gått ut kontaktar jag dig om du går vidare till intervju. Du träffar först mig, Cecilia Colleen Gabrielsson, rekryteringskonsult på Adecco, och därefter den rekryterande avdelningschefen. Eventuellt ingår tester som du får information om i förväg. Processen avslutas med referenstagning.

Anställningsform: Tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse. Vanligtvis inleds anställningen med en provanställning på sex månader.

Kontakta gärna mig, Cecilia Colleen Gabrielsson på cecilia.gabrielsson@adecco.se eller 073-684 79 27 om du har frågor om rekryteringsprocessen. För frågor om tjänsten kan du även vända dig till hr-generalist Josefin Sterzenbach på 08-600 84 71 eller till Ida Gulbrandsen, facklig företrädare för Saco, på 08-600 8420 eller till Aleksandra Kowalska facklig företrädare för ST, på 08-600 8476.