Administrativ handläggare (registrator)

Vi finns till för dem som bor och verkar i Mjölby kommun. Med cirka 28 400 invånare möter vi dagligen människor i olika åldrar och livssituationer, från barnet på förskolan till våra äldre på vårdboendet, från enmansföretagare till stora internationella företag. Våra 2 500 medarbetare skapar tillsammans framtidens hållbara kommun, där livsmiljön, livsvillkoren och livskraften utgör vår gemensamma grund. Vill du också bli en av oss?

Samhällsbyggnadsförvaltningen har totalt cirka 340 medarbetare som dagligen utför ett samhällsviktigt arbete. Förvaltningen består av avdelningarna fastighet, gata-park, måltid och lokalvård, räddningstjänst, stadsbyggnadskontor, VA- avfall samt administration. Du tillhör den administrativa avdelningen som i dagsläget består av sex medarbetare. Du kan se fram emot spännande utmaningar i en expansiv kommun.

Vill du arbeta som administrativ handläggare med fokus på registratur?

Samhällsbyggnadsförvaltningen söker nu en engagerad administrativ handläggare som vill vara med och skapa framtidens samhälle samt bidra till den starka tillväxt som Mjölby befinner sig i och står inför. Du kommer att tillhöra den administrativa avdelningen som är en stödfunktion till övriga avdelningar inom förvaltningen i frågor som rör ekonomi, administration, mål samt kvalitets- och ledningssystem. Vi ansvarar för samhällsbyggnadsnämndens administration och diarieföring. Avdelningen består av en avdelningschef, verksamhetsutvecklare, förvaltningssekreterare, två verksamhetscontrollers och två administrativa handläggare.

ARBETSUPPGIFTER
På samhällsbyggnadsförvaltningen har du som administrativ handläggare fokus på registratur tillsammans med andra kollegor i förvaltningen. Det är en mångfacetterad roll med en god överblick och insyn i samhällsviktig ärendehanteringsprocess. Som administrativ handläggare arbetar du självständigt med olika uppdrag för avdelningen och stöttar förvaltningens verksamheter med olika administrativa uppgifter som kan variera över tid.

Du kommer arbeta nära nämndsekreteraren, som ansvarar för nämndprocessen och tillhörande handlingar. Med utgångspunkt i kommunens gemensamma processer och riktlinjer utvecklar ni tillsammans förvaltningens processer kring registratur, diarium och arkiv för att säkerställa rättssäkerhet och effektivitet.

Du kommer att ha ett helhetsansvar för inkommande post och e-post, diarium, registrering av handlingar samt närarkiv. En viktig del av ditt arbete är att vara ett konsultativt stöd för verksamheten i hanteringen av dokument utifrån gällande förordningar för allmänna handlingar, offentlighet och sekretess. Du kommer också att utbilda handläggare i ärendehanteringssystemet och vara ett stöd för dem vid utlämnande av allmänna handlingar samt medverka i sekretessprövningar.

I dina övriga arbetsuppgifter som handläggare har du exempelvis ansvar för:
- Administration kring bostadsanpassning och stöd till handläggaren
- Första kontakt mot medborgaren vad gäller kommunens försäkringar
- Viss kund- och leverantörsreskontra
- Personuppgiftssamordnare GDPR för samhällsbyggnadsförvaltningen

I din roll ingår också att delta i utvecklings- och implementeringsarbete, där du tillsammans med förvaltningens avdelningar och på kommunnivån utvecklar arbetssätt och metoder. Du kommer också att leda och utveckla förändringsarbete inom ditt egna ansvarsområde.

Som administrativ handläggare bidrar du till förvaltningen genom att vara ett effektivt och kvalitetssäkert verksamhetsstöd.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en avslutad gymnasieutbildning. Det är meriterande om du har en eftergymnasial högskoleutbildning eller annan likvärdig utbildning som anses av arbetsgivaren som relevant. Du får gärna ha en högskolepoäng inom exempelvis informationsvetenskap, arkivvetenskap eller är diplomerad registrator men det är inget krav. Det är meriterande om du har kunskap i offentlighets- och sekretesslagen och/eller erfarenhet av ärendesystem, dokumenthantering och registratur i offentlig verksamhet. Du behöver ha god data- och systemvana.

För att trivas i rollen behöver du ha god förmåga att arbeta med flera olika arbetsuppgifter parallellt samtidigt som du är noggrann och strukturerad i ditt arbetssätt. Då arbetet innebär kontakt både internt och externt så är det viktigt att du har en god samarbetsförmåga och kan kommunicera väl både i tal och skrift.

Vi erbjuder ett arbete med ett varierat och spännande innehåll i en stimulerande miljö med kollegor med många olika kompetenser.

Låter det intressant är du välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Vår kommun är expansiv med cirka 28 400 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv.