Administrativ kontorsassistent till Börsnoteratbolag i Malmö!

Om tjänsten
Vi söker nu en administrativ kontorsassistent för uppdrag till Börsnoteratbolag, med kontor på centralt läge i Malmö. Uppdraget är med start i början av maj och pågår i 6 månader med möjlighet till förlängning. Låter detta som något för dig? Sök redan idag! Urval och intervjuer hålls löpande.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Detta är en bred roll med många olika ansvarsområden, i stora drag innefattar rollen administrativt stöd till företagets CEO och koncernledning samt att du har ansvar för kontorets lokaler och besökare.

Några av de arbetsuppgifter rollen innebär:
- Administrativt assistera CEO och koncernledningen
- Ansvara för loggbok samt styrelseportalen och säkerställa komplett styrelsematerial i förhållande till agenda samt
signering och arkivering av originalprotokoll
- Informera Styrelsen – via portal och kalenderinbokningar - om kommande styrelsemöten
- Stöd till Kommunikation/IR genom korr-läsning av pressmeddelande och att i rätt tid publicera press-material via Cision,
och övriga relevanta medier inkl intranätet, delta i arbetet med årsredovisning, kvartalsrapporter och annat externt
kommunikationsmaterial
- Ansvara för administration och kommunikation med bolagsverket och Notarius publicus (ex vid utländska fullmakter)
- Fakturahantering
- Ad hoc administrativt såsom kopiering, dokumenthantering, arkivering, inbindning av presentationer med mera
- Besvara alla inkommande samtal
- Ansvara för att ta emot och välkomna besökare till företaget
- Administrera och besvara Företagets allmänna ”info@-mail”
- Ansvara för att kontoret är representativt och förberedelser av konferensrum inför möten
- Boka och planera konferenser, möten, luncher, middagar osv.
- Posthantering
- Inköp av kontors- och köksmaterial, profilprodukter och gåvor
- Boka och administrera resor åt CEO och andra kollegor
- Medverka och vara behjälplig vid olika event som företaget anordnar
- Ad hoc i andra uppgifter vid efterfrågan internt

Arbetet utförs på plats från det nyrenoverade huvudkontoret som är beläget i fina lokaler, centralt i Malmö.

Arbetstiderna är måndag till fredag kontorstider, vid event förekommer arbete under andra arbetstider.


Vem är du?
Vi ser att du har arbetat administrativt assisterande tidigare och gärna att du assisterat chefer. Du har en god förmåga att möta människor och gör det alltid med ett leende på läpparna. Samtidigt som du är noggrann i det arbete du utför, har en förmåga att samordna och självklart älskar du ordning och reda.

Som person har du hög integritet och är samarbetsvillig, och gör gärna det lilla extra i alla lägen.

Du talar och skriver flytande svenska och är mycket bekväm med att konversera på engelska både internt och externt.


Vi ser framemot din ansökan!

Har du några frågor om tjänster är du varmt välkommen att kontakta Julia Femenias Krohn på 0720-704735 eller julia.femenias-krohn@poolia.se.