Administrativ koordinator

Haulotte Scandinavia AB startades 2001 och är ett dotterbolag till Haulotte Group. Haulotte Group är Europas ledande tillverkare av självgående arbetsplattformar. Haulotte Scandinavia AB marknadsför och säljer hela Haulottes produktutbud samt tillhandahåller en god eftermarknadsservice. Av eftermarknadstjänsterna har Haulotte Group skapat ett eget varumärke, Haulotte Services, som omfattar alla tjänster som erbjuds efter försäljning. Ett kundnära samarbete genom lokal representation både gällande försäljning och lagerhållning av maskiner samt reservdelslager, service och underhåll, teknisk support, garantistöd och utbildning. Haulotte Group är ledande inom sitt område och har verksamhet i hela världen. Huvudkontoret är i Frankrike med fabriker i Frankrike, Spanien och Ungern. Det svenska kontoret är beläget i nya fräscha lokaler Mölndal där även verkstad och reservdelslager finns. Där arbetar idag 13 personer.

Till kontoret i Mölndal söker nu Haulotte Services Scandinavia en Administrativ Koordinator, "spindeln i nätet", i företagets eftermarknadsstöd och kommer i huvudsak arbeta med administrativa uppgifter.

I arbetsuppgifterna ingår att;
- ta emot inkommande samtal och koordinera så kunden får den hjälp och service de behöver.
- ta emot och hantera reklamationer och returer
- ta ställning till vilken resurs som bäst möter kundens behov
- ha daglig kontakt med fälttekniker, koordinera och stödja deras verksamhet
- hantera frågor kring reservdelar, garantier samt övrig problemlösning
- daglig kontakt med Frankrike och återförsäljare
- registrera och dokumentera information i affärssystemen och i Excel
- arbeta med budgetuppföljning, fakturering och leverantörsfakturor
- återkoppla och ge god service till kund

Personen kommer att ha ett nära samarbete med övrig personal på kontoret. När det gäller frågor kring reservdelar och reklamationer kommer personen arbeta i nära kontakt med tekniker för att lösa problemen.

Personen kommer att arbeta i en internationell, flerspråkig och teknisk miljö. Kunderna finns i Skandinavien, Baltikum och Ryssland.

Krav
Teoretisk bakgrund
- Godkänd/genomförd gymnasial utbildning
- B-körkort är meriterande

Praktisk bakgrund
- Erfarenhet från administrativt arbete, meriterande om i teknisk miljö
- Erfarenhet från grundläggande räkenskap och bokföring
- God erfarenhet med MS Office programmen, främst Excel.
- Tekniskt intresserad, kunnig är meriterande

Språk
- Skriva och tala svenska obehindrat
- Skriva och tala engelska obehindrat
- Goda kunskaper i franska är mycket meriterande
- Goda kunskaper i ytterligare något språk (Finska, Ryska) är meriterande

Personliga egenskaper
Beslutsam - Fattar snabba beslut och agerar utifrån dessa, trots begränsad information eller svåra omständigheter

Strukturerad - Planerar arbete i förväg. Organiserar och prioriterar aktiviteter på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller deadlines.

Problemlösande förmåga - Analyserar och bryter ner problem i sina beståndsdelar. Ser sammanhang och prioriterar rätt frågor. Arbetar med komplexa frågor och löser komplicerade problem.

Självgående - Tar ansvar för sin uppgift. Strukturerar själv sitt angreppsätt och driver sina processer vidare.

Relationsskapande - Är utåtriktad och socialt aktiv i yrkesmässiga sammanhang. Skapar kontakter och underhåller relationer.