Administrativ koordinator

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




EECS-skolan är den största av KTHs fem skolor och spänner över områdena elektroteknik och datavetenskap.

Skolan har 16 avdelningar uppdelade på fyra institutioner. Avdelningen RPL (https://www.kth.se/rpl), som tillhör institutionen Intelligenta System, vill anställa en administrativ koordinator som är det lokala administrativa avdelningsstödet och länken mellan skolans centrala verksamhetsstöd och avdelningens behov. RPL bedriver forskning och utbildning inom AI, maskininlärning, datorseende och robotik. Dessa områden har expanderat kraftigt de senaste åren. Detta har resulterat i att RPL växte från fyra lärare år 2008 till 13 år 2018. Totalt har avdelningen ca 80 medarbetare och koordinerar bland annat AI-grenen av det stora nationella projektet WASP (https://wasp-sweden.org/) som har en totalt budget på 5,5 miljarder kronor fram till 2029.

Arbetsuppgifter

Du kommer att arbeta i en nyckelroll på avdelningen RPL inom administrativa ansvarsområden samt vara den person som besökare/medarbetare till RPL möter först på plats. Du kommer att ansvara för allehanda administrativa frågor och ärenden genom att antingen lösa dessa själv eller i samarbete med berörda kollegor inom verksamhetsstödet på skolan. Tjänsten innebär att knyta många kontakter både inom centralt verksamhetsstöd på skolan, med avdelningens medarbetare samt att stödja fakulteten och övriga medarbetare med administrativt stöd. Detta kan vara t.ex. introduktion av nyanställda, mötes- och eventadministration (bjuda in till möten, boka lokaler, skapa deltagarförteckning, skriva mötesprotokoll och påminna berörda personer), ta hand om gäster med dess bokningar, ge på platsen-service vid evenemang för avdelningen. Det ingår även att dokumentera, utveckla rutiner, uppdatera system och intranät med rutiner samt information för RPL. RPL kommer inom de närmaste åren att genomföra en större flytt för att byta lokaler och du som administrativ koordinator kommer att arbeta nära medarbetare på enheten infrastruktur och service med lokalprojektet för att genomföra detta tillsammans. En viktig del av arbetet är att även bygga relationer med medarbetare inom RPL, skolans centrala verksamhetsstöd för att skapa effektiva administrativa processer så att RPLs medarbetare kan ägna sig åt det de gör bäst, dvs forskning och utbildning. En stor del av tjänsten innebär att vara den koordinerande rollen för administrativa ansvarsområden och samarbeta tätt med berörda enheter inom skolan. Detta är en ny roll som innebär att du får vara med och ta fram nya eller förbättra rutin- och processbeskrivningar för avdelningens administration. Tjänsten är placerad vid KTH:s campus vid Valhallavägen på avdelningen RPL och tillhör organisatoriskt skolans verksamhetsstöd och enheten för infrastruktur och service.

Kvalifikationer

Du har lämplig gymnasieutbildning eller har studerat ämne som är relevant för området. Då du kommer att arbeta i en internationell miljö där merparten av de du servar inte kan svenska, är det av stor vikt att du kommunicerar mycket väl på både svenska och engelska i tal och skrift. Det är också viktigt att du har stor vana av att arbeta med webbaserade system, molnapplikationer och MS Officeprogram.

Personliga egenskaper vi söker är att du är serviceinriktad och kan kommunicera mycket väl med andra. Du trivs med att ta ansvar för dina arbetsuppgifter, strukturera ditt arbete och jobba självständigt för att se till att arbetet blir genomfört och klart. Du är också bra på att skapa och bygga relationer med de som du samarbetar med och du är väldigt uthållig i ditt arbete för att kunna få saker klara för att gå vidare till nästa steg. Du trivs med att vara den person som har helhetskontroll över det vardagliga i arbetet samt att skapa en fungerande vardag. Erfarenhet av gäster, resebokningar och hantering av event ses som meriterande liksom förståelse för högskolesektorn.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 


Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Jämställdhet, mångfald och avståndstagande från alla former av diskriminering är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.