Administrativ koordinator

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och fler än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


MAX IV är ett svenskt nationellt forskningslaboratorium med Lunds universitet som värduniversitet. Det tillhandahåller toppmodern instrumentering åt forskare från såväl Sverige som internationellt, för forskning inom områden som teknik, fysik, strukturbiologi, kemi och nanoteknik. Fullt utbyggd kommer MAX IV att ta emot mer än 2 000 forskare årligen vilka genomför banbrytande experiment inom material och biovetenskap med hjälp av det briljanta röntgenljuset.

Finance & Office services är en grupp som består av 12 personer och är en del av den administrativa divisionen på MAX IV. Gruppen ansvarar för all ekonomisk hantering på laboratoriet samt för reception, kontorsservice & administrativt stöd.



Arbetsuppgifter
Som administrativ koordinator på MAX IV kommer du huvudsakligen ha dessa uppgifter:
- Ansvar för diarieföring och arkivering för hela MAX IVs organisation.

- Inneha rollen som ”Office space coordinator”, vilket inbegriper att upprätthålla en aktuell förteckning över kontorsarbetsplatser, koordinera kontorsflytt, utföra möbelbeställningar samt att samverka med verksamheten i frågor om kontorsmiljö.
- Kontaktperson gentemot leverantör av lokalvård avseende kontorsytor.
- Ansvar för avtal och leverantörskontakter avseende serviceavtal såsom kaffe/vatten, varumaskiner och växter. Du kommer att medverka i upphandlingar enlig LOU i nära samarbete med MAX IVs upphandlingsfunktion.
- Koordinera och samarbeta med extern konsult vid anpassningar av kontorsmiljöer
- Back-up resurs i receptionen, vilket innebär att du ska upprätthålla god kännedom om rutiner och system som tillämpas i receptionen på MAX IV.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har gymnasieutbildning eller motsvarande med gedigen erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Rollen kräver erfarenhet av diarieföring & arkivering. Det är meriterande med erfarenhet från W3D3 som är universitetets system för diarieföring. Du har även erfarenhet av att genomföra direktupphandlingar. Vi ser gärna att du har arbetat i en serviceinriktad roll. Då arbetsplatsen har en tydlig internationell prägel sker kommunikation mestadels på engelska, varvid du måste behärska det obehindrat. Likså gäller svenskan, då myndighetsspråk och regelverk är på svenska. God datorvana är en förutsättning.

Vem är du?
Du har förmåga att ta egna initiativ och att anpassa rutiner utifrån de förändringar som sker i en organisation. Att arbeta självständigt en given men du motiveras av att samarbeta att kollegor så situationen kräver det.  Du har en utpräglad känsla för service samtidigt som du står stadigt i tillämpningen av statliga regelverk. En viktig egenskap är förmågan att kunna hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Då det periodvis kan uppstå en ökad arbetsbelastning förutsätter det att du kan prioritera och planera ditt arbete. Då rollen innebär mycket kontakt med verksamheten är detta något du trivs med. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vad erbjuder vi?
Du kommer spela en viktig roll i MAX IVs backoffice och bidra till verksamheten bl a genom att vara sakkunnig inom områden kopplade till dina arbetsuppgifter, tex lagen om offentlig upphandling, arkivlagen, LUs dokumenthanteringsplan etc. Vi erbjuder en varierad tjänst med högt tempo, trevliga kollegor & bra sammanhållning med stor egen påverkansmöjlighet. Allt i en spännande miljö på Brunnshög i Lund!

 

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan. Ange även när du har möjlighet att tillträda. Urvalet kommer att göras löpande.

Provanställning kan tillämpas.

 

 

Beredskapstjänstgöring kan bli aktuellt i framtiden.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.