Administrativ koordinator

Lund skapar framtiden – med kunskap, innovation och öppenhet! Vi vågar tänka stort, visa handlingskraft och med tillit låta nya idéer växa till hållbara lösningar. Vill du vara med och skapa framtiden med oss?


På kommunkontoret, som är kommunstyrelsens förvaltning, arbetar cirka 260 medarbetare med att stödja politiska nämnder och förvaltningar i kommunen. Inom kommunkontoret finns kommungemensamma funktioner som HR, ekonomi, kommunikation, IT, strategisk utveckling och näringsliv.



Om oss
Stabsavdelningen är en nybildad avdelning sedan den 1 januari i år.

Avdelningen är under uppbyggnad och har kommunkontorets administrativa och arbetsmiljömässiga processer som ansvarsområde.

 

Arbetsuppgifter
Rollen är ny och har tillkommit för att optimera och samordna det administrativa stödet till kommunledningen. Som sekreterare till den politiska ledningen ingår du i samma team, och har ett nära samarbete med, kommundirektörens administrativa koordinator. Ni har tillförordnad stabschef som närmsta chef.

Du ger ett effektivt och välfungerande administrativt stöd till kommunalråden, politiska sekreterare och kommunstyrelsens ordförande. I din roll fungerar du som en länk mellan politiken och förvaltningen. Uppdraget är brett och innebär många parallella arbetsuppgifter i syfte att avlasta och stödja. Exempel på uppgifter är hantering av inkommande telefonsamtal, mail, besök och att fungera som koordinator för mötessammankomster. Du ansvarar för administration kring protokoll, du kommer att arbeta i både HR-system och ekonomisystem, ansvara för att olika listor och presentationsmaterial kontinuerligt uppdateras samt on- och offboarding av kommunalråd. Vi arbetar ständigt med att förbättra rutiner och arbetssätt och ett viktigt område att medverka till är den digitala utvecklingen

Med en positiv framtoning och ett prestigelöst förhållningssätt såväl som ett gott omdöme kommer du att bidra till kommunens utveckling. Lösningsfokus och öga för vad som behöver göras ger framgång liksom din vilja och förmåga att hjälpa andra och agera koordinerande i många olika kontaktytor.

 

Vi söker dig som
Du är tillmötesgående och lyhörd, serviceinriktad och bemöter andra med respekt. I ditt generella arbetssätt utmärker sig förmågan att ha god struktur och att vara noggrann. Uppdraget kräver att du är proaktiv och flexibel med förmåga att hitta lösningar som gynnar alla parter på bästa sätt. Från tidigare arbeten är du van vid att arbeta självständigt inom ditt ansvarsområde och du har en hög integritet.

Du har minst några års erfarenhet från uppdrag med höga krav på både muntlig såväl som skriftlig kommunikation på svenska. Det är viktigt att kunna förstå och dela med sig av den information som behövs för att nå önskade resultat med organisationen som helhet i fokus. Engelska behärskar du i tal och skrift.

Uppdraget kräver eftergymnasial utbildning alternativt gymnasial utbildning i kombination med minst 5 års erfarenhet från likvärdigt arbete. Uppdraget kräver också att du har lätt för, och intresse av, digitalisering såväl som att arbeta med och olika IT-stöd.