Administrativ koordinator

Eskilstuna växer och utvecklas snabbt i framtidsregionen Stockholm-Mälardalen. Vi är stolta över att vi 2012 utsågs till Sveriges miljöbästa kommun och Årets studentstad.
Vi är 8 500 medarbetare som trivs bättre än de flesta på jobbet. Vårt arbete genomsyras av helhetssyn, professionalism, tydlighet, respekt samt invånar-, kund- och brukarfokus.

Kultur- och fritidsförvaltningen tillgodoser eskilstunabornas och besökares behov av kultur och berikande fritid och ansvarar för bibliotek och mötesplatser, fritidsgårdar, musikskola, arkiv och museer samt arenor för idrott, friluftsliv och kultur.

Vi söker en administrativ koordinator för ett föräldravikariat på förvaltningskontoret. Förvaltningskontoret ger stöd till övriga enheter på kultur- och fritidsförvaltningen och består av förvaltningschefen samt enheter för ekonomi, HR (personalfrågor) samt kommunikation och administration.


ARBETSUPPGIFTER
I rollen som administrativ koordinator är du ett administrativt stöd till Kultur- och fritids förvaltningsledning och nämnd avseende administration, utredningar och sekretariat. Du är stöd för avdelningarna i processkartläggningar och administrativa rutiner med avseende att utveckla arbetet för att nå uppsatta mål. Du har därför en samordnande roll och arbetar i olika arbetsgrupper på uppdrag av chefer. Kontaktytorna är många, såväl internt som externt och du får möjlighet att träffa många engagerade människor. Förutom ditt huvuduppdrag är du sekreterare i nämndens idrottsforum samt i vissa av förvaltningsledningens möten samt ansvarar för inbokning av sammanträden. Du är även ersättare för registratorrollen vid behov.
Du arbetar i Officepaketet, sköter ärenderegistrering i ärendehanteringssystemet LEX och skriver på internportalen.


KVALIFIKATIONER
För att lyckas i rollen har du högskoleutbildning inom samhällskunskap, information, arkiv- och informationsvetenskap, juridik eller annan inriktning som bedöms likvärdig.

För tjänsten ser vi att du har erfarenhet av administrativt arbete från offentlig verksamhet, och gärna haft en sekreterarroll tidigare. Har du erfarenhet av kvalitetsarbete sedan tidigare är det meriterande. Vi ser det även positivt om du har arbetat med människor i en serviceinriktad roll. Det är viktigt att du har goda kunskaper i och erfarenhet av olika IT-system och Officepaketet samt har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Har du erfarenhet och kunskaper i systemet LEX är det meriterande.

Vi tror att dina personliga egenskaper är viktiga för verksamhetens framgång.
Vi söker dig som gillar att koordinera och vara ett stöd till många i en organisation. Du har lätt för att samarbeta, koordinera och prioritera arbetsuppgifter. Du är självgående, serviceinriktad och kan ta egna initiativ och beslut. Du är trygg i dig själv och är planerad och strukturerad. Arbetet kräver att du kan hantera en bredd av olika arbetsuppgifter och snabbt kan ändra en tidigare gjord planering. Du kan anpassa arbetsinsatsen till t.ex. arbetstoppar och är positiv till både kvalificerade uppgifter och administrativa uppdrag av enklare slag. Vi ser gärna att du är analytisk.