Administrativ koordinator

vid Psykologiska institutionen. Sista ansökningsdag: 2023-03-31.


Psykologiska institutionen är en mångfaldig och kreativ arbetsplats. Över 1000 studenter passerar varje termin våra olika utbildningar från grund- till forskarnivå. Vi är en arbetsplats i utveckling och har nyligen flyttat till det nybyggda universitetsområdet Albano. Gemensamt med Stressforskningsinstitutet, som nu är en del av Psykologiska institutionen, bedriver vi grund- och tillämpad forskning utifrån tvärvetenskapliga och tvärmetodologiska ansatser.

Arbetsuppgifter
Vi söker en administrativ koordinator till Psykologiska institutionens stödavdelning.

Arbetet innebär en kombination av självständiga och rutinmässiga uppgifter, samt täta kontakter med personer både inom stöd och kärnverksamhet. Du kommer att ansvara för planering och genomförande av möten, samt säkerställa kommunikation av beslut och andra dokument. Du kommer också att delta i utveckling och dokumentation av processer och rutiner som rör arkivering, digitalisering, och upphandling och inköp samt delta i det operativa arbetet med dessa processer.

Som institutionens administrativa koordinator för forskarutbildningen arbetar du med administrativa uppgifter knutna till såväl antagning som pågående forskarutbildning. I arbetet ingår dokumentation av uppgifter i Ladok, såsom antagning till forskarutbildningskurser och betygsrapportering, samt samordning av disputationer och andra forskarutbildningsrelaterade evenemang. Som administratör för forskarutbildningen blir du nyckelperson inom ett av våra mest betydelsefulla utbildningsområden och kommer ha ett tätt samarbete med utbildningens studierektor, forskarstudenternas handledare, forskarstudenter och stödavdelningens övriga funktioner.

Som administrativ koordinator kommer du att ha möjlighet att ta egna initiativ till förbättringar och effektivisering, samt utveckla rollen.

Anställningen hör till institutionens stödavdelning, vilken leds av den administrativa chefen. Stödavdelningen är indelad i tre enheter och den aktuella anställningen är placerad inom Enheten för FM, IT och kommunikation, men i anställningen ingår samarbete med de andra enheterna.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en gymnasieutbildning som är universitetsförberedande och som har ett stort intresse av att arbeta med utbildning inom universitet/högskola. Arbetet innebär kontakt med både svenska och utländska studenter och medarbetare och det är därför mycket viktigt att du kan uttrycka dig väl, både muntligt och skriftligt, på svenska och engelska.

Det är meriterande om du har:


• Erfarenhet av universitets- eller högskolestudier
• Utbildning och fördjupade kunskaper inom administration, arkivering, eller upphandling
• Erfarenhet av administration inom universitetsvärlden
• Kunskap om regelverk inom statlig verksamhet
• Kunskaper i flera språk utöver svenska och engelska är också meriterande

Stor vikt fästs vid dina personliga egenskaper. Som person har du god planeringsförmåga, är flexibel, orädd för förändringar, samt har förmågan att agera effektivt även när förutsättningar förändras. För att trivas i rollen behöver du vara en serviceinriktad relationsbyggare med diplomatisk förmåga. Du kommunicerar tydligt, skapar goda relationer och bidrar till gruppen med din erfarenhet och kompetens. Förändringar och förbättringar görs med målet att ständigt förbättra stödavdelningen som helhet.

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare frågor om arbetsuppgifterna lämnas av Christian Portin, enhetschef, christian.portin@su.se. Närmare information om anställningen lämnas av Henrik Lennermark, administrativ chef, henrik.lennermark@psychology.su.se.

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/OFR), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.