Administrativ koordinator Genomic Medicine Sweden

Vid Institutionen för molekylär medicin och kirurgi (MMK) bedriver vi preklinisk och klinisk forskning inom ett stort antal områden. Till institutionen hör ca 450 forskare, forskarstuderande, lärare samt teknisk och administrativ personal och för närvarande har vi ca 150 doktorander. Institutionen bedriver grundutbildning inom både läkarprogrammet, sjukgymnastprogrammet, biomedicinprogrammet och biomedicinska analytikerprogrammet.



Avdelning
Tjänsten som administrativ koordinator är placerad i professor Richard Rosenquist Brandells forskargrupp Klinisk genetik.

Gruppen är fokuserad på att kartlägga molekylära förändringar vid hematologiska maligniteter som bidrar till ökad förståelse för sjukdomsutvecklingen av dessa tillstånd samt har betydelse för individanpassad behandling och uppföljning. Gruppen arbetar nära Klinisk genetik vid Karolinska universitetssjukhuset och med SciLifeLab samt arbetar aktivt inom Genomic Medicine Sweden.

Genomic Medicine Sweden (GMS) är ett nationellt initiativ för att koordinera och föra in avancerade genetiska analyser i sjukvården över hela landet. Målsättningen är en bättre och mer jämlik vård för patienter samt att skapa en dataresurs för forskning inom akademin och företag. GMS leds av professor Richard Rosenquist Brandell.  

Läs mer om vår verksamhet på: https://ki.se/mmk/klinisk-genetik och https://ki.se/mmk/genomic-medicine-sweden
 
Arbetsuppgifter
Tjänsten innebär en centralt placerad roll inom Genomic Medicine Sweden (GMS) med fokus på administrativ koordinering för GMS ledning. Då GMS har flera arbetsutskott, regionala center, beslutande organ och mötesforum finns ett stort behov av koordinering av dessa, vilket innebär att den administrativa koordinatorn har ett ansvarsfullt uppdrag som kommer att utföras i mycket nära samarbete med ordförande för GMS Ledningsgrupp, Richard Rosenquist Brandell. En mindre del av arbetet kommer vara direkt kopplad till forskargruppen.

Den administrativa koordineringen innebär till stor del hantering av möten och dokument, bland annat följande:

- Hantering av kalender samt utskick av kallelser
- Arrangera och planera möten, inkl. förbereda dagordning och underlag, föra mötesanteckningar och skriva utkast till protokoll
- Beredning av beslutsdokument, säkerställa kommunikation av beslut och diarieföring
- Hantering av dokument i verktyget Projectplace

Övriga arbetsuppgifter inkluderar också:

- Besvarande av e-post, boka besök, resebokningar
- Praktiskt stöd för olika typer av arrangemang inom GMS

Vidare ingår i uppdraget att medverka i GMS kvalitetsarbete. Detta kan innebära framtagande och dokumentation av processer och rutiner, delaktighet i utvärderings- och utredningsarbete, rapportering m.m. Utöver ovanstående ingår att, tillsammans med kollegor, vara delaktig i GMS kommunikation och säkerställa att verksamheten på nationell nivå är koordinerad med verksamheten på regional nivå.

Kvalifikationer
Den sökande ska ha dokumenterad erfarenhet av arbete antingen som chefssekreterare eller administratör inom universitet, myndigheter och/eller hälso- och sjukvård. Särskilt meriterande är erfarenhet inom medicinsk forskning. Utmärkta kunskaper i engelska och svenska i både tal och skrift, samt vana vid skrivarbete med mycket god förmåga att uttrycka sig avvägt och korrekt i text, är en förutsättning. Du har dokumenterad erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system samt god förmåga att själv organisera information och data systematiskt. För arbetet krävs ett prestigelöst förhållningssätt till sitt arbete, att vara uttalat serviceinriktad och ha en väl utvecklad förmåga att känna balansen mellan att vara principfast och pragmatisk. Andra viktiga personliga egenskaper är nyfikenhet, engagemang, noggrannhet, social kompetens, god samarbetsförmåga och god kommunikativ förmåga.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.