Administrativ koordinator till Regionfastigheter i Malmö

Gör skillnad. Varje dag.

Efter dryga 15 år i rollen som administrativ koordinator och över 30 år i vår verksamhet kommer vår härliga kollega Liza att tacka för sig! Vill du bli vår nya ”spindeln i nätet” med en rad varierande och stimulerande arbetsuppgifter inom ekonomi och administration? Tycker du dessutom om att skapa och bibehålla goda relationer med människor runtomkring dig? Då kan du vara den vi söker!

Regionfastigheters huvudsakliga uppdrag är att förvalta och utveckla Region Skånes fastigheter. I vårt uppdrag ingår bland annat att projektleda, bygga och underhålla stora komplexa projekt i känslig sjukhusmiljö. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne. Vi förvaltar fastigheter och avancerade tekniska system och måste kunna garantera hög driftsäkerhet dygnet runt, årets alla dagar. Vårt arbete är en förutsättning för säker och trygg vård för Region Skånes befolkning. Vi bygger också ut infrastrukturen för kollektivtrafiken i Skåne, med nya servicedepåer för buss, spårvagn och tåg.

Vi tillhör verksamhetsområde (VO) fastighetsdrift och ansvarar för drift och service på Region Skånes sjukhus. Vårt huvudansvar är att skapa en driftsäkerhet i världsklass och utgöra en trygg partner till vården. Inom VO fastighetsdrift Malmö är vi idag 57 medarbetare placerade i den nya servicebyggnaden på sjukhusområdet.

Driftområdet innehåller en mångfald av tekniska installationer såsom ventilation, värme, kyla, styr och regler, medicinska gaser samt elförsörjning och distribution. I ansvaret ingår även viss verksamhetsteknisk utrustning. Det är komplexa system där vi ansvarar för förebyggande underhållsarbete samt medverkar vid större renoveringar och nya installationsprojekt. Arbetet bedrivs i sjukhusmiljö, i nära samarbete med Region Skånes verksamheter och dess personal, projektledare, konsulter samt entreprenörer där patientsäkerhet alltid står i fokus. Inom de närmaste åren kommer två nya vårdbyggnader att stå klara på sjukhusområdet Malmö. Dessa kommer att öka vårt uppdrag avsevärt både gällande omfattning och även teknisk komplexitet.

Se gärna vår film om Regionfastigheter här: https://bit.ly/3S2t482

ARBETSUPPGIFTER
Som administrativ koordinator hos oss ansvarar du huvudsakligen för arbetet med kopplingen mellan utförd arbetsorder och vidarefakturering till kund samt kontering och kontroll av inkomna fakturor. Du är behjälplig till drift- och enhetschefer för uppföljning & dokumentation där du bidrar med din kompetens kring att förstå och analysera ekonomi. En gång per månad är det debiteringskörning och då är det du som ansvarar för faktureringen från driftområde Malmö.

Tycker du om att koordinera och hålla samman aktiviteter? Vår administrativa koordinator är lite av spindeln i nätet; du hanterar bland annat beställningar, kontakter med kunder, nycklar och är administrativt stöd till cheferna till exempel genom att samordna personalaktiviteter. Du organiserar och planerar på ett effektivt sätt, ser vad som behövs göras och planerar arbetet i förväg. Det är en självklarhet för dig att du bidrar till utveckling och förbättring av våra administrativa uppgifter.

KVALIFIKATIONER
Vi välkomnar dig som har en godkänd gymnasieexamen alternativt YH eller KY examen med inriktning ekonomi eller administration, alternativt annan relevant utbildning i kombination med erfarenhet som vi bedömer som likvärdig. Då en stor del av dina arbetsuppgifter är administrativa och kommunikativa är goda kunskaper i svenska språket i såväl tal som skrift ett krav för tjänsten. Därutöver har du ett par års erfarenhet från liknande administrativa uppgifter och har god vana av att använda olika stödsystem inom ekonomi och övrig administration. Du har mycket goda kunskaper i Officepaketet, särskilt inom Excel och Word. Då resor kan förekomma i arbetet är även ett giltigt B-körkort ett krav. Om du arbetat inom fastighetsbranschen och använt specifika stödsystem är det meriterande. Systemen vi använder idag är framför allt Raindance, Faciliate och Qlikview.

Du har god förmåga att tala inför och entusiasmera såväl små som stora grupper. Då vi arbetar med stora kontaktnät där det är viktigt att underhålla relationer, bör du vara lyhörd och ha god förmåga att relatera till andra människor. Vidare tycker du om att samarbeta och löser eventuella konflikter på ett konstruktivt och smidigt sätt. Du är inte rädd för att prova nytt, är förändringsbenägen samt vill utveckla arbetssättet och gärna hitta nya lösningar som bidrar till hela verksamhetens utveckling.

Vi förutsätter att du, precis som vi, ser värdet i att ha kul på jobbet och att vara aktiv i att skapa ett bra socialt klimat på arbetsplatsen. Vi ser det som en självklarhet att du är stolt över att leva Region Skånes värderingar: välkomnande, drivande, omtanke och respekt. Vi är måna om att hitta rätt person till denna tjänst och lägger därför stor vikt vid personlig lämplighet.

I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

Regionfastigheter utvecklar Region Skånes fastigheter. Vi förvaltar drygt 1 miljon m2 i egna fastigheter och ansvarar för fastighetsdrift och fastighetsunderhåll. Dessutom hyr vi cirka 500 000 m2 runt om i Skåne av andra fastighetsägare. Regionfastigheter ansvarar också för all om- och nybyggnation av Region Skånes lokaler. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne, och bygger ut infrastrukturen med en servicedepå för Öresundstågen, spårvagnsdepå i Lund och planerar för flera nya bussdepåer. Vi är cirka 450 anställda med bred och stark kompetens inom byggprojektledning, teknik och fastighetsförvaltning. Vårt arbete bidrar till ständigt bättre förutsättningar för vård, trafik och utveckling i Region Skåne. http://skane.se/vibygger

På http://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.