Administrativ koordinator till skolkansliet EECS (Digital Futures)

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




Målsättningen med Digital Futures är att etablera norra Europas största forskningsmiljö för tvärvetenskaplig forskning om framtidens teknologier för digitalisering.

Satsningen är unik och av vikt för Sveriges fortsatta konkurrenskraft. Med Digital Futures växer ett nytt forskningsområde fram med stor relevans för samhället, både för Sverige och globalt. Därför samlar Digital Futures alla KTH:s skolor samt andra lärosäten och externa partners. https://www.digitalfutures.kth.se/

Arbetsuppgifter
Som administrativ koordinator blir du en del av ett team som arbetar tätt tillsammans. Tjänsten passar dig som är både van att arbeta självständigt och i grupp, samt tycker om att hantera många olika uppgifter samtidigt och är bra på att bygga relationer i en internationell miljö. Du ryggar inte för att rycka in där det behövs i ett litet team med god laganda och trivs att sitta i öppet kontorslandskap.

I arbetsuppgifterna ingår att bemanna och ha helhetsansvar för Digital Futures lokaler samt hantera administrativa uppgifter, som varierar beroende på vilka projekt och aktiviteter som pågår. Du är ansiktet utåt, besvarar och fångar upp allehanda servicefrågor samt tar individuellt ansvar för vissa av centrats verksamhetsprocesser såsom att planera och genomföra konferenser och möten, organiserar utställningar och andra liknande arbetsuppgifter. Anställningen passar en nyexaminerad akademiker som har en bred generalistkompetens då anställningen innehåller många olika arbetsområden i samverkan med arbetsledaren på Digital Futures. Personen förväntas ta initiativ till och bidra till kontinuerlig utveckling av rutiner, mallar, IT-stöd och system för att effektivisera arbetet och förbättra kvalitet och service.

Som administrativ koordinator tillhör du skolans centrala verksamhetsstöd på EECS och har Digital Futures som uppdragsgivare. En viktig del av arbetet är ett tätt samarbete med främst enheten för infrastruktur och service, liksom andra berörda enheter inom skolan för att skapa effektiva administrativa processer.

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
Krav

- Lämplig högskoleutbildning på minst kandidatnivå eller motsvarande, magister/masternivå är önskvärd.
- Flytande svenska och mycket hög nivå på engelska, såväl i tal som i skrift, då du kommer att arbeta i en internationell miljö där merparten av de du servar inte kan svenska.
- Det är också viktigt att du har stor vana av att arbeta med webbaserade system, molnapplikationer och MS Officeprogram.

Meriterande

- Systemvana ses som meriterande då vi använder oss av flera olika system, för t.ex. ärendehantering, fakturaflöde, resebokningar, personalinformation etc. Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter är också meriterande, liksom förståelse för högskolesektorn.

Personliga egenskaper

Personliga egenskaper vi söker är att du är serviceinriktad och kan kommunicera mycket väl med andra. Du trivs med att ta ansvar för dina arbetsuppgifter, strukturera ditt arbete och jobba självständigt för att se till att arbetet blir genomfört och klart. Du är också bra på att skapa och bygga relationer med de som du samarbetar med. Du är initiativtagande i ditt arbete för att kunna få saker klara för att gå vidare till nästa steg. Du trivs med att vara den person som har helhetskontroll över det vardagliga arbetet samt att skapa en fungerande vardag.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 

Ansökan
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Ansökan ska innehålla:

- CV
- Personligt brev

Om anställningen 
Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.