Administrativ koordinator vid LTH:s kansli i Helsingborg

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Beskrivning av arbetsplatsen
LTH:s verksamhet i Campus Helsingborg utgörs av tre högskoleingenjörsprogram, tekniskt basår samt forskningsverksamhet inom logistik, handel och riskforskning samt administrativt stöd från LTH:s kansli.

Läs mera om verksamheten här: https://hbg.lth.se/

Arbetsplatsen präglas av en informell närhet mellan lärare, studenter och den administrativa personalen. I dagsläget utgörs den administrativa personalen av två anställda samt en platsansvarig. De närmsta kollegor arbetar bl.a. med studievägledning och tentamenshantering. I dag är det ca 10 personer som har sin fasta arbetsplats i Helsingborg, men totalt är vi drygt 50 personer som jobbar en eller flera dagar i veckan i Helsingborg. Campus Helsingborg kommer under de kommande åren att renoveras, rustas upp och byggas om vilket kommer förändra och förbättra möjligheterna att bedriva verksamheten på Campus.

Vi söker nu en administrativ koordinator som kommer fungera som en länk mellan fakultets kansliet och institutionerna som har verksamhet på Campus Helsingborg.

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Som administrativ koordinator har du ansvar för olika typer av administrativa arbetsuppgifter.

Arbetsuppgifterna inkluderar arbete gentemot programledningarna för ingenjörsprogrammen i Helsingborg, där arbetet kan innefatta bland annat mottagning av studenter, poster-utställningar, infodagar och uppdateringar av webbplatser och andra administrativa uppgifter.  

Utöver detta kommer du att vara tentamenssamordnare för tentamen som arrangeras på Campus, detta innebär att du ansvarar för hela tentamenshanteringsprocessen från att skapa schema över vilka tentamen som ska hållas till rekrytering av tentamensvakter för bemanning av tentamenspass och kontroll av de timmar som rapporteras in av tentamensvakterna efter avslutade tentamen. Detta arbete sker i nära dialog med HR-avdelningen, lärare, institutionerna och tentavakterna.

Du kommer även att fungera som ett stöd till platsansvarig för Campus Helsingborg i olika administrativa frågor som kan innehålla t.ex. utredningar, koordinering samt andra administrativa uppgifter kopplade till utvecklingen av LTH:s verksamhet vid Campus.

Övriga administrativa uppgifter kan tillkomma utifrån verksamhetens behov.

Kvalifikationer
Krav för anställningen är:
- Högskoleutbildning inom relevant område eller arbetslivserfarenhet som kan bedömas som likvärdig
- Dokumenterad erfarenhet av att självständigt planera och genomföra administrativa uppdrag och processer
- Erfarenhet av att delta i eller självständigt genomföra utredningar och kartläggningar kopplat till utveckling av verksamhet
- För denna anställning är det viktigt att du behärskar svenska språket både skriftligen och muntligen på hög nivå.
- Det krävs även goda engelsk kunskaper i skrift och i tal 
- Datavana och säkerhet i hantering av MS Office paketet
- Erfarenhet av att samarbete med människor med olika roller, utbildningsbakgrund och kulturell bakgrund

Meriterande för anställningen är:
- Tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom högskolesektorn eller annan myndighet
- Erfarenhet av schemaläggning
- Erfarenhet av projektledning

Du har en förmåga att hålla många bollar i luften och trivs med en problemlösande roll och räds inte att ta tag i saker som uppstår. Du har en mycket god kommunikativ förmåga.

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom LTH:s kanslis verksamhet i Helsingborg samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt
Tjänsten är placerad vid Campus Helsingborg men även arbete vid LTH Lund kan förekomma.

Anställningen är en visstidsanställning enligt SÄVA under 1 års tid med omfattningen 100 procent. Tillträde i november 2024 eller enligt överenskommelse.

Så här söker du
Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc).

Välkommen med din ansökan!

LTH – Lunds Tekniska Högskola – är den tekniska fakulteten vid Lunds universitet. På LTH utbildar vi människor, bygger kunskap för framtiden och arbetar hårt för att utveckla samhället. Vi skapar utrymme för briljant forskning och inspirerar till kreativ utveckling av teknik, arkitektur och design. Här läser närmare 10 000 studenter. Varje år publicerar våra forskare – varav många verkar inom världsledande profilområden – omkring 100 avhandlingar och 2 000 vetenskapliga rön. En rad forskningsresultat och studentarbeten förädlas till innovationer. Tillsammans utforskar och skapar vi – till nytta för världen.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.