Administrativ receptionist till vårt team inom juridiska avdelningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är cirka 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.



Vår nuvarande medarbetare går i pension och därför söker vi nu en serviceinriktad administrativ receptionist till vår enhet.

Rollen är en nyckelperson i vår servicekultur och i uppdraget inom avdelningen ingår bland annat att vara ett tillgängligt administrativt stöd för juristerna. Att levererar service på absolut bästa vis är vårt främsta fokus!

Din roll
Som administrativ receptionist hos oss agerar du värd, tillsammans med övriga på enheten, och skapar ett bemötande i världsklass. Du ansvarar för vår reception som även är din fysiska arbetsplats. Utöver ansvaret i receptionen arbetar du löpande med annat administrativt arbete.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:

- Ge bästa tänkbara bemötande och service till våra besökare och medarbetare.
- Bemanna receptionen där du hanterar vår telefonväxel och funktionsbrevlåda.
- Granska och kontera fakturor samt hantera uppföljning av fakturor.
- Arbeta med ärendehantering i vårt ärendehanteringssystem i Saturnus.
- Vara behjälplig till avdelningens jurister med stöd i ärendehantering.
- Se efter vår fysiska arbetsplats, så den är välkomnande och trevlig.
- Beställa kurser/utbildning, böcker, kontorsmaterial, blommor. Boka bud/resor m.m.
- Vara kontaktperson till våra leverantörer.

Inom ditt ansvarsområde får du ta ett stort ansvar och fatta egna beslut. Vi ser även att du är med och bidrar till att vårt team utvecklar och förbättrar arbetssätt i takt med att omvärlden förändras.

Du kommer att ha ansvar för receptionen. Rollen kräver att du är på plats och bemannar receptionen som är öppen mellan kl. 08:00-16:30, med lunch om 30 minuter.

Kvalifikationer
Du som söker har:

- en avslutad gymnasieutbildning, gärna med eftergymnasial påbyggnad inom service, administration och/eller ekonomi
- erfarenhet av serviceyrke, gärna i en kombinerad roll reception och administration
- ett brinnande intresse av att ge service i världsklass
- goda kunskaper i Office och ditt främsta arbetsverktyg är datorn
- goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift.

Det är meriterande om du har:

- arbetat i någon form av dokument- och ärendehanteringssystem, gärna i stadens ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina)
- arbetat med att hantera fakturor och budgetuppföljning
- arbetat i stadens ekonomisystem Agresso
- ansvarat för inköp och beställningar, gärna i Agresso inköp
- arbetat i en roll där du har kommunicerat med jurister och domstolar
- goda kunskaper engelska.

För att passa i rollen tror vi att du har en väl utvecklad social förmåga. Det är viktigt att du kan och vill förmedla ett gott värdskap till avdelningens medarbetare samt våra besökare. Du har lätt för att skapa goda relationer och tycker om att samarbeta. Du brinner för att ge service i världsklass.

Du har lätt för att lära nytt, är flexibel och ser till hela verksamhetens bästa. Du har även stor vana och kunskap i att arbeta med dator som arbetsredskap. Eftersom arbetet till stor del består av att kommunicera med jurister och domstolar underlättar det att du har kännedom om kulturen inom juristvärlden. Om inte så lär du dig det av oss.

Allra viktigast är dina personliga egenskaper och din inställning. För att passa i rollen behöver du vara en lyhörd och prestigelös lagspelare som tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter och för helheten och vårt resultat.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper, motivation och engagemang för tjänsten.

Vi erbjuder dig

- Ett härligt team som arbetar på en fantastisk arbetsplats med ljusa lokaler belägen i vacker miljö på Kungsholmen.
- En hög kompetens och tillgänglighet, personlig kontakt och ett stort engagemang för uppdragsgivarnas verksamhet.
- Bra personalförmåner, läs gärna mer jobba.stockholm/formaner
- Goda möjligheter till utveckling.

Din arbetsplats - Enheten för verksamhetsstöd
Enheten för verksamhetsstöd är en av fyra enheter vid juridiska avdelning inom stadsledningskontoret. På enheten arbetar tre administratörer och en projektledare tillsammans med enhetschefen.

Vårt uppdrag är att ge service och bidra med verksamhetsstöd genom att underlätta arbetet för medarbetare inom den juridiska avdelningen. Vi ska även systematiskt bidra till att utveckla verksamheten utifrån aktuella behov.

Hos oss får du arbetar med en mängd spännande arbetsuppgifter som gör dina insatser varierande och flexibla. Så ta med dig dina erfarenheter, ditt engagemang och ditt sätt att tänka till oss och bidra till en kultur där vi bryr oss på riktigt - om varandra, om våra uppdragsgivare och om vår juridiska avdelning. Välkommen med din ansökan!

Övrigt
I denna rekrytering kommer vi använda oss av urvalsverktyg i form av färdighetstest och
kompetensprofil. 

För att hinna gå parallellt med vår nuvarande receptionist, ser vi gärna tillträde i april/maj.

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare: jobba.stockholm/att-jobba-har/

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.