Administrativ samordnare

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




Arbetsuppgifter
I rollen som administrativ samordnare utgör du ett administrativt stöd gentemot flera olika uppdragsgivare inom organisationen, och förväntas göra det på ett självgående sätt.

Det är en bred tjänst med varierande arbetsuppgifter där du kommer att upprätthålla kontakter med både interna och externa partners i olika forskningsprojekt, centrumbildningar och i andra samarbeten.  

Rollen innebär samordning och koordinering av bl.a. möten, konferenser, event och seminarier/webinarier både internt och externt. Du kommer även att agera sekreterare vid ex. styrgruppsmöten. Tjänsten innebär även att förbereda och samordna underlag till projektledning, finansiärer m.m. vilket ställer krav på vana att hantera stora informationsmängder.

Vår miljö är internationell varför vissa arbetsgrupper, möten, konferensen m.m. hålls på engelska.

Inom vissa projekt uppdaterar du hemsidor, samordnar och administrerar nyhetsbrev, beställer trycksaker samt uppdaterar sociala medier.

Självklart kommer du även ansvara för andra allmänt administrativa uppgifter som finns inom ramen för din anställning.  

Detta är en visstidsanställning om 1 år på heltid, med möjlighet till förlängning. Tjänsten som administrativ samordnare är placerad på Skolan för arkitektur och samhällsbyggnads kansli, centralt beläget på campus KTH vid Valhallavägen. 

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
För tjänsten krävs att du har en utbildning alternativt genomfört kurser på universitets/högskolenivå eller motsvarande. Utbildning eller kurser inom kommunikation ses som meriterande. Då KTH är en internationell arbetsplats bör du ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift. 

Du har minst två års erfarenhet från administrativt arbete, där det är meriterande om du tidigare har haft en samordnande roll med kontakter både nationellt och internationellt. 

Du förväntas inneha mycket goda kunskaper i Excel samt övriga MS Officeprogram och är van vid att arbeta i olika administrativa stödsystem. Har du erfarenhet från arbete med webbpubliceringsverktyg, nyhetsbrev samt sociala medier är även det meriterande.

Med andra ord söker vi dig som har tidigare erfarenhet av att självständigt arbeta administrativt och som har ett stort intresse för kommunikation i olika former. Du behöver kunna ha flera olika arbetsuppgifter igång samtidigt och förmågan att prioritera bland dessa. Du bör ha en hög samarbetsförmåga då tjänsten innebär många kontaktytor. God service är en självklarhet för dig och du trivs i en stöttande roll. Administrativa uppgifter passar dig, och du genomför dem noggrant och strukturerat. Vidare är du tydlig i din kommunikation, både på svenska och engelska. Du tar gärna ansvar och har förmågan att ta egna initiativ och se utvecklingsmöjligheter.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 

Ansökan
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 
Tidsbegränsad anställning i upp till 12 mån, med tillträde enligt överenskommelse.

Anställningen tidsbegränsas enligt avtal.

Övrigt
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.