Administrativ samordnare

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.


Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.


Är du intresserad av att veta mer? https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/


 




Beskrivning

Curiosum är ett science center vid Umeå universitet vars mål är att öka intresse och kunskaper för vetenskap och teknik hos alla men särskilt hos barn och unga.

Verksamheten inrymmer en pedagogisk mötesplats för barn, unga, studenter, lärare och forskare, ett besöksmål för allmänheten och en utvecklingsmiljö för forskning, utveckling och innovation. Curiosum ligger vid Konstnärligt campus vid Umeå universitet. Curiosum har en domteater (planetarium) för spektakulära vetenskapliga visualiseringar men också för att visa filmproduktioner med olika teman. Dessutom finns experimentlabb för pedagogisk verksamhet, hallar för utställningar samt verkstäder (makerspace) för digital tillverkning med olika metoder och material. Verksamheten omfattar ca 18 personer och leds av en föreståndare. Styrgruppen består av representanter från Umeå universitet och Umeå kommun samt näringsliv. 

Till vår verksamhet söker vi nu en administrativ samordnare som kommer att ha en nyckelroll i Curiosums verksamhet som helhet med överblick över verksamhetens olika aktiviteter. Tjänsten avser en tillsvidareanställning som omfattar heltid med start 2024-05-02 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Arbetsuppgifter

Du kommer att bistå föreståndare och medarbetare inom de olika verksamhetsgrenarna med varierande administrativt arbete och arbetsuppgifterna består bl. a. av att:

- samordna och driva utveckling av effektiva rutiner kring drift av verksamheten, t ex vid dokumentation, bokning, schemaläggning
- samordna och administrera bokning av besök och konferenser till verksamhetens olika aktiviteter (för skola, allmänhet, bokade grupper mm)
- planera och organisera evenemang och marknadsföring
- administrera vissa personalfrågor, t ex ta fram underlag vid rekryteringsärenden och arbeta med schemaläggning och bemanning av verksamhetens olika behov, t ex skolprogram, besöksverksamhet, event
- sammanställa statistik och rapporter
- samordna introduktion för nya medarbetare
- beredning av ärenden inför beslut
- handläggning vid styrgruppsmöten

Utöver detta förväntas du också att delta vid event och arrangemang. Beroende på kompetens, erfarenhet och intresse kan andra uppgifter också bli aktuella, t ex att koordinera skolprojekt eller seminarieserier. Därför kan arbetsinnehållet komma att ändras över tid beroende på din kompetens verksamhetens behov.

Kvalifikationer

För att passa i rollen söker vi dig som har:

- en högskoleexamen på lägst kandidatnivå som arbetsgivaren bedömer är passande för rollen
- några års relevant och aktuell arbetslivserfarenhet av arbete med administrativ samordning inom kvalificerat administrativt arbete.
- god förmåga och erfarenhet av att, tex. utvärdera och följa upp effekter av valda administrativa lösningar.
- god förmåga att hantera olika typer av arbetsuppgifter och en förmåga att kunna prioritera.
- god datorvana och goda kunskaper i Microsoft o365 och andra administrativa system.
- god förmåga att kommunicera och samarbeta med olika människor med olika kompetenser, internt och externt.
- god språkkänsla och god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska såväl muntligt som skriftligt.

Om du har erfarenhet av liknande serviceinriktad verksamhet, t ex besöksverksamhet, ses det som meriterande. Även erfarenhet av kommunikation och produktion av visst kommunikationsmaterial, t ex nyhetsbrev, är meriterande.

Som personer ser vi att du är strukturerad, tar egna initiativ och att du uppskattar att få styra ditt arbete. Du tar tar ansvar för och ser till att dina arbetsuppgifter slutförs enligt planering och du blir stimulerad av att arbeta med varierande arbetsuppgifter och har en förmåga att se helhetsperspektiv. Stor vikt läggs vid dina personliga egenskaper samt utifrån hur du med din erfarenhet och kompetens kan bidra till att utveckla verksamheten.

Villkor

Tjänsten avser en tillsvidareanställning som omfattar heltid med start 2024-05-02 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. Din ansökan skickas in via universitetets rekryteringssystem Varbi, och ska vara inkommen till Umeå universitet senast 2024-04-08.  I denna rekrytering söker du enbart med ditt CV. I ansökningsformuläret kommer du att få svara på frågor om varför du söker den utlysta anställningen samt ge information om din kompetens och erfarenhet kopplat till den utlysta anställningen.

Närmare upplysningar lämnas av: Madelen Bodin, madelen.bodin@umu.se, 090-7869618, 072-0849005

Varmt välkommen med din ansökan!

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.