Administrativ samordnare - Förebyggande insatser och aktiviteter

Gävle växer och är i stark utveckling. Vi erbjuder intressanta och utmanande jobb med goda möjligheter för dig att växa. I kuststaden Gävle har du nära till natur, kultur och upplevelser. Vill du vara med och ta Gävle in i framtiden? Nu söker vi dig som vill göra Gävle ännu bättre tillsammans med oss!

Välfärd Gävles medarbetare gör Gävle tryggare för barn, unga och äldre, personer med funktionsnedsättning och människor i utsatta situationer. Vi jobbar även med att skapa de bästa förutsättningarna för vuxnas lärande och för personlig utveckling. Vi erbjuder framtidsyrken som både utmanar och utvecklar och du jobbar med sånt som är viktigt på riktigt. Tillsammans gör vi Gävle tryggare!

Inom enheten Förbyggande insatser och aktiviteter, FIA, finns verksamheter som erbjuder olika former av förebyggande insatser samt verksamheter som erbjuder aktiviteter och sysselsättning till personer med funktionsnedsättning. Inom enheten FIA är vi cirka 180 medarbetare. Den största verksamheten är enheten Daglig verksamhet, EDV, med 120 medarbetare.

ARBETSUPPGIFTER
Är du en noggrann och strukturerad person som gillar samordning? Är du även duktig inom ekonomi, administration, fakturafrågor, kund och brukarärenden? Vad bra! Då kan just du vara den administrativa samordnare vi söker! Här får du ett spännande uppdrag i en verksamhet som fokuserar på samverkan mellan flera aktörer. Tillsammans gör vi Gävle värdefullt.

Hos oss arbetar du med en mångfald av olika arbetsuppgifter. Du kommer bland annat arbeta med fakturering av kundfakturor, leverantörsfakturor, bokföring, GDPR-samordnare och samordna kring inköp. Även viss samordning, planering och registrering gällande bemanning av personal, samt samordning kring många andra uppgifter som för verksamheten är viktig.

I din roll som administrativ samordnare ingår att ha kontroll på våra rutiner gällande ekonomi, lokaler, fordon och försäkringar samt samordna och ha kontroll på beställningar av inköp. Du kommer vara behjälplig vid beställningar av behörigheter, telefoner, dator och dess tillbehör. Vidare samordnar du kring statistikuppgifter inom verksamhetsområdet. Du arbetar både med Excel filer och PBi (kommunens statistikprogram). Vidare ansvarar du för underlagen om brukarnas närvaro samt att beställa deras resor till och från oss. I rollen ingår även att samordna med praktikplanering och vara kontaktperson till skolor och andra.

Arbetet sker i samverkan med nio enhetschefer, fem chefer från EDV, tre chefer från Socialtjänsten och en chef från Förebyggande enheten. Du kommer vara ett stöd i att dokumentera till chefer inom verksamhetsplanering, arbetsmiljöarbete samt systematiskt följa upp områdets kompetensförsörjningsplan. Du ingår i ett team med två andra administrativa samordnare där ni har ett gemensamt ansvar för verksamhetsområdets gemensamma administration och samordning. Ni ersätter varandra vid frånvaro och planerar ert arbete utifrån det.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har gymnasieutbildning inom ekonomi eller administration eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. Du har tidigare yrkeserfarenhet av administrativt och ekonomiskt arbete, bokföring, kundfakturor (interna och externa) och leverantörsfakturor samt att samordna processer, att samordna och beställa inköp. Vidare har du god datakunskap i Officepaketet och Excel. Du besitter även förmåga att formulera dig väl i det svenska språket, i så väl tal som skrift. Vi ser det som meriterande om du har yrkeserfarenhet inom målgruppen LSS, ekonomisystemet Agresso och personalsystemet Personec P. Det är även meriterande om du har erfarenhet av systematiskt kvalitetsarbete.

Som person har du förmågan att skapa och bibehålla goda relationer, både intern och externt. I ditt samarbete med andra har du ett prestigelöst förhållningssätt. Du samarbetar väl med personer i olika sammanhang och funktioner. Du tar egna initiativ, är modig och har förmågan att skilja på sak och person. Vidare har du förmågan att hitta alternativa lösningar på uppkomna problem. Du har en språklig säkerhet i både tal och skrift.

I enlighet med Gävle kommuns värdegrund har du ett gott bemötande, en god förmåga att samarbeta och värnar om hög kvalitet i ditt arbete.

ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Gävle kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt via Visma Recruit och inte via e-post eller pappersformat.

Om du söker en deltidstjänst hos oss så finns ett beslut inom Gävle kommun som innebär att du som tillsvidareanställd medarbetare kan begära att du vill arbeta heltid. En sådan begäran kan innebära att du kan behöva utföra andra arbetsuppgifter än dina ordinarie.

Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Gävle kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.