Administrativ samordnare med öga för detaljer och känsla för helhet

Vi söker en prestigelös, driven och lyhörd administrativ samordnare till vår avdelning för verksamhetsstöd. Motiveras du av att ge god service och har ett sinne för att skapa struktur och se helheten utan att tappa detaljerna? Då kan du vara den vi söker!

Du kommer att tillhöra Avdelningen för verksamhetsstöd, vars huvuduppdrag är att ge internt stöd i de fem enheternas sakfrågor: Centraldiariet och GIS, Ekonomi och regional tillväxt, HR, Kansli och kommunikation samt juridik. Administrativ samordnare är en ny tjänst och du har avdelningschefen som din närmaste chef. I denna samordnande roll har du en central position i organisationen och du hanterar dagligen frågor och ärenden kopplat till ledningsverksamheten. Du ingår i avdelningens ledningsgrupp och är ett direkt stöd till avdelningschefen såväl som till de fem enhetscheferna på avdelningen.


ARBETSUPPGIFTER
Du kommer huvudsakligen att arbeta med administrativa uppgifter, såsom fakturagranskning och samordning av chefernas beställningar och inköp. Du är ett administrativt chefsstöd vid olika personalfrågor såsom uppföljningar, rekrytering, introduktion eller avslut. Du får rollen som avdelningens webbredaktör och bevakar några av enheternas resursbrevlådor, tar fram ekonomiunderlag i form av rapporter, samordnar bokningar och resor, håller koll på deadlines och viktiga datum, stämmer av resursbemanning och korrekturläser texter. Tjänstens innehåll kan delvis komma att ändras utifrån behov och till följd av pågående utvecklingsarbete under året. Ett exempel på kommande utvecklingsarbete kommer vara att bygga upp avdelningens samarbetsyta för att skapa en väg in för alla chefer i huset att få verksamhetsstöd.

KVALIFIKATIONER
Vi vill att du har eftergymnasial utbildning, gärna med inriktning administration, HR eller kommunikation. Du ska ha intresse för administration och erfarenhet av sådana arbetsuppgifter. Det är en merit om du har erfarenhet av att arbeta med service. Det är även meriterande om du har arbetat med utvecklingsprocesser. Du har en hög IT-mognad och är en van systemanvändare.

Som person är du serviceinriktad, kommunikativ och lyhörd med hög integritet. Du ser möjligheter till förbättringar och utvecklar hela tiden ditt och organisationens arbetssätt. För att lyckas i denna roll behöver du ha ett sinne för att skapa struktur, se helhet och hålla tidsplaner. Du behöver även vara prestigelös och öppen för att hjälpa till där det behövs och hitta nya vägar för att lösa uppgifter för att uppnå goda resultat. Du trivs med att skriva och bearbeta texter. Du ser vikten av att hålla den röda tråden genom alla våra processer. Genom ditt positiva förhållningssätt och din flexibilitet bidrar du både till en god arbetsmiljö och ett gott stöd till avdelningens chefer. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.


Sökord: administrativ samordnare, administration, samordnare, administratör


ÖVRIGT
Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därmed ingår samtliga anställda i kris- och krigsorganisationen. Vissa av våra tjänster är säkerhetsklassade vilket innebär att säkerhetsprövning då kommer att genomföras innan anställning.