Administrativ samordnare till grundskolans ledningsgrupp

Utbildningsförvaltningen avdelning grundskola

Älskar du ordning och reda, att organisera, är serviceinriktad och är bra på att kommunicera både muntligt och skriftligt är detta en roll för dig!

Till grundskolans ledning söker vi nu en administrativ samordnare.

Utbildningsförvaltningen inom Uppsala kommun är en sammanhållen förvaltning för skolformerna förskola, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Våra cirka 6000 medarbetare arbetar dagligen med 37 000 barn och elever.

Ditt uppdrag
I rollen som administrativ samordnare ingår du i grundskolans ledningsgrupp. Arbetet innebär många varierande uppdrag och innebär att du har beredskap för att ta dig an uppdrag av alla typer från exempelvis lättare administrativa uppgifter till komplicerade implementeringsprocesser av exempelvis nya system.

Som en del av ledningsgruppen för grundskolan är det viktigt att du både kan arbeta nära och stödjande i relation till grundskolans ledning, rektorer och administratörer men att du också är drivande och ansvarstagande i relation till dina egna avgränsade områden.

Du kommer att ha en kvalificerad service- och supportroll och kommer att hantera ett brett spektra av arbetsuppgifter, såväl enklare som mer avancerade. Exempel på arbetsuppgifter är följande:

• Koordinering och bearbetning av informationsflödet i grundskolans organisation är en viktig uppgift
• Fakturahantering och stöd i personaladministrativa uppgifter och system
• Ansvar för den praktiska introduktion av nyanställda
• Administration av digitala sändlistor och samarbetsrum för avdelningar och enheter
• Ansvar för olika typer av beställningar och stötta grundskolans ledning med mötesbokningar, hålla i agendor, protokollföring för ledningsgruppen etc.
• Uppföljning av åtgärdsplaner och ansvarsområden som beslutas under ledningsgruppsmöten samt planera och genomföra fysiska och digitala arbetsplatsmöten och konferenser
• Koordinering, bokning, dokumentering och förberedelser av möten
• Samordning av PRAO-system
• Bistå grundskolans ledning med vissa administrativa underlag. Sammanställa mindre rapporter och sammanställningar på kort varsel



Din bakgrund
Vi söker dig som har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete som koordinator/samordnare/administratör/assistent eller annat arbete som innehållit dessa arbetsuppgifter inom skolverksamhet. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att arbeta åt flera chefer/uppdragsgivare samtidigt.
Du har eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten. Relevant högskoleutbildning är meriterande.

Tjänsten ställer krav på erfarenhet av att arbeta i administrativa system samt goda kunskaper i Office paketet. Du har god vana att arbeta med digitala verktyg och system.

Erfarenhet av att arbeta i olika typer av personal- och ekonomisystem samt erfarenhet av att granska fakturor och arbete med underlag för lön är meriterande.

Som person vill vi att du är drivande och kan leverera resultat på ett effektivt sätt. Vi vill också att du är analytisk och bra på att planera, organisera och prioritera ditt arbete och de uppdrag som du ansvarar för. Du har goda kunskaper i svenska, både tal och skrift. Eftersom du tillhör verksamhetschefens ledningsgrupp ställs stora krav på flexibilitet då arbetet kräver att man är nära verksamheten.
Då tjänsten innebär många kontakter, både interna och externa, är det viktigt att du är serviceinriktad och att du är bra på att kommunicera både muntligt och skriftligt.

Välkommen med din ansökan!

Upplysningar
Har du frågor om tjänsten, kontakta:
Erik Ojala, grundskolechef: 018-727 27 97

Har du frågor om rekryteringsprocessen, kontakta:
Iréne Lavesson, HR-specialist, 018-727 12 91 eller
Britta Engquist, HR-specialist, 018-727 56 32

Fackliga företrädare:
Vision: Maria Ros, 018-727 24 38
SACO/SSR: Maria Persson, 018-727 24 24

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

Om vår organisation
Välkommen till utbildningsförvaltningen. Vi erbjuder förskola, grundskola och gymnasieskola för barn och ungdomar mellan 0 och 19 år. Tillsammans jobbar vi mot målet att alla elever ska nå bästa möjliga kunskapsresultat.

Mer information om vår organisation hittar du på uppsala.se (https://www.uppsala.se)
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.