Administrativ samordnare till Kulturförvaltningen

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Välkommen till Kulturförvaltningen
Vi arbetar för att alla i Stockholm ska ta del av ett kulturliv som är angeläget och av hög kvalitet.

Det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av en mångfald av olika uttryck som når alla stockholmare. Verksamheten omfattar Kulturskolan, Stockholms stadsbibliotek, Liljevalchs konsthall, Stockholm konst, Evenemangsavdelningen, Stadsmuseet och Medeltidsmuseet. Kulturförvaltningen ger även stort stöd till det fria kulturlivet.

Nu söker vi en administrativ samordnare till enheten för kulturstöd som är en del av kulturstrategiska staben.

Om arbetsplatsen
Kulturstrategiska staben på Kulturförvaltningen arbetar med strategisk utveckling och kulturstöd till det fria kulturlivet. Särskilda strategiska utvecklingsområden är stadsutveckling och barn- och
ungdomskulturfrågor. Vi arbetar också med stöd till det fria kultur- och föreningslivet, folkbildning, samlingslokaler. Vi erbjuder ett spännande, utvecklande och självständigt arbete i en utvecklingsorienterad organisation med fokus på stockholmarna, konst- och kulturskapare. Staben har cirka 20 medarbetare varav flertalet är handläggare eller strateger. Tillsammans arbetar vi i en modern aktivitetsbaserad kontorsmiljö i Rinkeby.

Arbetsbeskrivning
Du kommer som administrativ samordnare samordna och leda administrativa flöden och resurser inom kulturstrategiska staben. Det gör du i samverkan med administrativa stabens enheter för kommunikation, IT, HR och ekonomi. Du kommer också bistå stabens chefer med kvalificerat administrativt stöd rörande verksamheten i stort. Det kan till exempelvis vara intern verksamhetsplanering och stabsgemensamma aktiviteter, möten, protokoll/minnesanteckningar och planeringsdagar.

 Några exempel på vanligt förekommande arbetsuppgifter:

- koordinera stabens interna processer och aktiviteter som verksamhetsplanering och planeringsdagar
- hantera fakturor och inköp i stadens ekonomisystem
- administrativt stöd till stabens chefer vi rekrytering och introduktion av nya medarbetare
- underhålla och förbättra befintliga administrativa system och rutiner som "lathundar och checklistor”
- uppdatera information och publicera innehåll på hemsida och intranät
- göra inköp och beställningar från externa leverantörer
- godkännare i ekonomisystemet Agesso

Du representerar kulturstrategiska staben i förvaltningens gemensamma projekt, nätverk och arbetsgrupper inom ansvarsområdet. Du ingår också i kontorets husråd som organiseras av administrativa staben. Du rapporterar i första hand till närmaste chef på kulturstödsenheten, i andra hand till chefen för stadutvecklingsenheten som också är en del av uppdragsområdet.

Vem söker vi?
Du är initiativtagande, kommunikativ och har förmågan att både driva frågor på egen hand och aktivt söka samverkan med andra. Du är en fena på att organisera arbetet på ett effektivt sätt och du lägger märke till detaljer som andra missar. Vidare så har du ett serviceinriktat och samarbetsinriktat förhållningssätt samt en egen drivkraft och förmåga till problemlösning och planering. För att trivas i den här rollen behöver du tycka om att arbeta tillsammans med och för andra människor. 

Dina kvalifikationer
Vi söker dig som har utbildning inom administrativ koordinering/samordning eller motsvarande som vi finner är relevant för tjänsten.

Vidare har du:

- aktuell och flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
- organiserat och samordnat administrativa flöden 
- erfarenhet av att vara ett administrativt stöd till ledning och eller projektgrupper
- stor vana av att driva processer samt leda egna projekt från start till mål
- erfarenhet av att ha arbetat i större ekonomisystem och digitala verksamhetssystem

Det är också viktigt att du är duktig både på muntlig framställning och skriftlig kommunikation på svenska. Det är meriterande om du har arbetat med liknande arbetsuppgifter inom offentlig förvaltning.

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för tjänsten.

Övrigt
Just nu pågår ett pilotprojekt i Stockholm stad där vi provar att rekrytera utan att du som kandidat skickar in ditt personliga brev. Detta genomförs på ett antal utvalda rekryteringar. Vid bedömningen av din ansökan för denna roll kommer vi endast att utgå ifrån ditt cv och ett antal frågor du får besvara i samband med din ansökan. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Arbetet genomförs inom förvaltningens flextidsavtal. Normal arbetstid 39,5 timmar /vecka. Placering vid kulturförvaltningens aktivitetsbaserade kontor i Rinkeby. Tester kan bli aktuellt som en del i rekryteringsprocessen.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.