Administrativ samordnare till Wesslau Söderqvist Advokatbyrå

WSA erbjuder dig möjligheten att arbeta inom en dynamisk verksamhet som befinner sig på en spännande utvecklings- och tillväxtresa. På WSA arbetar det cirka 100 medarbetare som gemensamt skapar en empatisk och tillåtande kultur. Vi växer och söker nu efter en administrativ samordnare som ska ha det övergripande ansvaret för rutiner och processer för WSA Sverige. Wesslau Söderqvist har kontor i bl.a i Stockholm, Helsingborg, Borås, Jönköping och Göteborg och för denna tjänst finns det möjlighet att arbeta från någon av dessa kontor. I denna tjänst kan resande mellan kontoren förekomma under arbetstid.

Om WSA

Vi är en av Sveriges större advokatbyråer med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg, Borås, Jönköping och Umeå. Vårt mål är att uppnå största möjliga affärsnytta för våra klienter och det gör vi tillsammans med över 100 engagerade, innovativa och skickliga medarbetare. Vi erbjuder en utmanande och rolig arbetsplats där vi utvecklas och trivs. Vi har ett stort intresse för juridisk problemlösning och har hög integritet. Vi är noggranna och arbetar målinriktat och vi gillar att jobba i team.

Din roll

Som administrativ samordnare arbetar du nära företagets styrelse och du kommer att ansvara för att bygga upp samt optimera WSA:s administrativa stödtjänster: internkommunikation och marknadsföring, IT, policys och miljö, styrelsearbete, kontor, konferenser/arrangemang och ledning. Du har ett nära samarbete med företagets styrelse, jurister, assistenter samt kontorschefer över Sverige och ansvarar för att sätta gemensamma rutiner och processer för företaget. Tjänsten är en bred Administrativ chefs- och samordningsroll där du bland annat utvecklar, analyserar, följer upp, prognostiserar och kommunicerar rapporter, rutiner och utfall till styrelsen.

I rollen kommer du att få stort förtroende och klarar själv av att styra skeppet medan dina kollegor fokuserar på produktionen samt sitt dagliga arbete. Du kommer att vara delaktig i styrelsen samt hjälpa oss att ta fram rätt beslutsunderlag för verksamheten. Vidare kommer du att ha god kontakt med medarbetarna på företaget samt agera en god rådgivare mot både kollegor och chefer.

Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden som kan ingå i rollen:

Samordning och planering av aktivitetsplan och marknadsföringsbudget och gemensamma utbildningspaket. Detta sker i samarbete med styrelsen och affärsområdesansvariga Förberedelse och planering av gemensamma möten och andra event i samråd och samarbete med kontoren över SverigeÖvergripande planering av löpande kontorsgemensamt arbete, uppbyggnad och löpande uppdatering av kalendarium/rutinbeskrivning för återkommande processer under året.Förbereda samt samla in underlag inför styrelsemötenDelta och föra protokoll på styrelsemöten samt föra vidare viktig information till hela verksamhetenAnsvara för intranätet och hanteringen av intern kommunikation och policysAnsvar för att samtliga riktlinjer, policyer m.m. som WSA har hålls uppdaterade och fastställs av styrelsen minst en gång per årLöpande kontakter med kommunikationsbyrå som WSA anlitar gällande olika marknadskommunikationsfrågorSamla upp och hantera önskemål från organisationen om presentationsmaterial, mallar och uppdatering av webbsidaHantering av byrågemensamma avtal så som juridiska informationstjänster och försäkringar

Din bakgrund

Vi söker dig som är en naturlig ledare som personalen vänder sig till i stort och smått. Du har ett ödmjukt sätt och i samråd med styrelsen driver du verksamheten framåt. Vi på WSA lägger stor vikt vid din personlighet och vi söker en dynamisk, empatisk och strukturerad person som får saker att hända. Vi söker dig som är ytterst professionell och har erfarenhet av att driva förändringsprocesser inom administration sedan tidigare. Din erfarenhet har gjort dig till en trygg person som självständigt klarar av att ta initiativ samt driva projekt framåt.

Vidare är du en positiv problemlösare som på ett energigivande och entusiasmerande sätt för företaget framåt och ser såväl enskilda individer som teamets utvecklingsmöjligheter. Slutligen så motiveras du av att arbeta med både operativa och strategiska frågor.

Relevant erfarenhet:

Du har flera års relevant erfarenhet av att arbeta i en drivande och samordnande roll, exempelvis administrativ chef eller assistent på ett växande bolag eller organisation där du har haft ansvar för de övergripande stödfunktionerna. Vi anser det meriterande om du arbetat inom en konsultorganisation sedan tidigareDu har intresse och kunskap av att modernisera och att digitalisera processer och rutinerDu tänker affärsmässigt, trivs med att ta ansvar, stödja och arbetsleda ett team samt att nå uppsatta målDu har erfarenhet av prognos- och budgetansvarDu har mycket goda kunskaper i svenska och engelska såväl muntligt som skriftligtTidigare erfarenhet och förståelse för olika administrativa processer och kunskap om hur bra rutiner skapas

Som person är du driven och stark, samtidigt som du är lyhörd med stor social förmåga.

Mer om tjänsten och rekryteringsprocessen

I den här rekryteringen samarbetar vi med Wise Professionals. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Paul Sredojevic, paul.sredojevic@wise.se & Clara Forsberg, clara.forsberg@thepace.se.

Vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med att skicka in din ansökan. Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på www.wise.se och du får då svara på tre korta frågor. Om du går vidare i processen kommer du inom några dagar att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete.