Administrativ sekreterare

Affärsområde Fastighet
söker administrativ sekreterare till avdelningen för fastighetsförvaltning.

Affärsområde fastighet tillhör förvaltningen Landstingsservice vars uppdrag är att utifrån ett koncernperspektiv leverera stöd och servicetjänster till patienter och övriga verksamheter inom Landstinget Blekinge. Landstingsservice verksamhet är organiserad i affärsområden vilka ansvarar för såväl fastigheter, IT, telefoni, administration, företagshälsovård, upphandling samt försörjningsdelar som kost, städ, transport och vaktmästeri.

Affärsområde fastighet har som huvudsaklig uppgift att erbjuda våra hyresgäster verksamhetsanpassade och ändamålsenliga lokaler.

Arbetsplatsbeskrivning
Landstinget Blekinge disponerar ca 290.000 m2 lokaler fördelat på framförallt sjukhus och vårdcentraler. Affärsområde Fastighet ansvarar för förvaltningen av landstingets hela fastighetsbestånd och för lokalförsörjningen åt landstingets olika verksamheter över hela länet. Affärsområdet har ca 75 anställda som arbetar med förvaltning, kundtjänst, drift o underhåll, allmänteknik samt ny- och ombyggnationer.

Som administrativ sekreterare ingår du i avdelningen för Fastighetsförvaltning. Avdelningens arbetsuppgifter är förutom konst och möbler; fastighetsförvaltning, fastighetsdatabassystem, fastighetsarkiv, cadsamordning, trafik, nycklar/ lås och brand/säkerhet. På avdelningen finns ca 12 medarbetare.



ARBETSUPPGIFTER
Som administrativ sekreterare på Affärsområde fastighet har du ansvar för Landstingets konst och begagnade inventarier. Som konstansvarig köper du in och förvaltar konstföremål i Landstingets lokaler samt ajourhåller konstregistret. Du hjälper verksamheterna, lokalplanerare och förvaltare att förvara och hantera begagnade möbler/inventarier och du är behjälplig med att ta fram inrednings- och möbleringsförslag.


Övriga arbetsuppgifter är att vara ett administrativt stöd åt affärsområdets olika avdelningar.

- På drift- och underhållsavdelningarna hanterar du akuta och övriga felanmälningar via telefon samt via fastighetsdatasystemet och styr dessa arbetsordrar vidare till rätt utförare för att sedan ha uppföljning och avstämning av ordern. Du sköter även löpande fakturahantering både internt och externt.

- På Byggprojektavdelningen och avdelningen för fastighetsförvaltning är du ett administrativt stöd till byggprojektledare, förvaltare och lokalplanerare i deras dagliga arbete.

- Till affärsområdets chefer är du ett administrativt stöd i deras dagliga arbete.

Att arbeta hos oss innebär utrymme för egna initiativ, kreativitet och utveckling

Placeringsort: I huvudsak Karlskrona men även heldagsarbete i Karlshamn förekommer och därför är körkort för bil ett krav.



KVALIFIKATIONER
Du har administrativ gymnasieutbildning och dessutom en eftergymnasial utbildning inom ekonomi eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Vidare är det ett krav att du har erfarenhet av order/kundmottagning gärna inom fastighetsområdet och att du har erfarenhet av att arbeta i ärendehanteringssystem och office-program. Vi vill också att du har erfarenhet av att arbeta med ekonomi- och redovisningsarbete. Vi söker dig som har ett intresse för konst och inredning av offentliga lokaler. Du har en utpräglad servicekänsla med en förmåga att självständigt, strukturerat och flexibelt lösa förekommande arbetsuppgifter på avdelningen. Du är intresserad av att arbeta i en fastighetsteknisk miljö och som person är du stresstålig och kan hantera kundrelationer på ett professionellt sätt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.