Administrativ support till stort internationellt bolag i Västerås

Om tjänsten
Vi söker en driven och noggrann person för rollen som Administrativ Support till stort internationellt bolag i Västerås. I denna tjänst kommer du att vara anställd av oss och uthyrd till en av våra kunder. Det här är en spännande möjlighet för dig som vill arbeta med varierande administrativa uppgifter och systemstöd i en dynamisk miljö.

Omfattning: heltid
Start: 2024-12-02
Längd: till och med 2025-09-30, med möjlighet till förlängning

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Tjänsten är delad mellan tre ansvarsområden: administrativ support (45%), system-support (40%), och chefsassistans (15%).

Administrativ Support (45%)
• Stödja vid mässor, konferenser, aktiviteter och andra event.
• Hantera internkommunikation, inklusive uppdateringar på Inside, utskick om integrityutbildningar och liknande.
• Ansvara för hantering av fakturor i Basware som ”fastnat”.
• Bistå med beställning av behörigheter vid nyanställningar.
• Säkerställa att e-signeringar är korrekta.
• Inhämta offerter för icke orderrelaterade aktiviteter och material.
• Administrera inköp och ge support via Smartbuy.
• Supportera med kontorsuppgifter såsom passagesystem, parkeringstillstånd, posthantering och arkivering.
• Vara kontaktperson för enhetens chefer och medarbetare för övriga frågor.
System-support utifrån ett affärsperspektiv (40%)
• Säkerställa att masterdata och systemkopplingar är korrekta, samt driva felsökning vid behov.
• Uppdatera lathundar och instruktioner i samarbete med lokal SME och BPO.
• Planera och genomföra utbildningar regelbundet och vid införandet av ny funktionalitet, med stöd från SME och BPO.
• Uppmärksamma felaktig hantering och rapportera till respektive chef.
• Vara proaktiv genom att föreslå förbättringar och nya sätt att använda systemen.
• Vara kontaktperson för SFDC och hantera kommunikationen till organisationen.
• Administrera i databaser och säkerställa att information är korrekt och uppdaterad.
Chefsassistent (15%)
• Hantera kalender och mötesbokningar.
• Bistå med övrig administrativ hantering.
• Hantera reseräkningar och resebokningar.

Vem är du?
• Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom liknande roller.
• Goda kunskaper i system som SFDC, Qlikview, Showpad och PowerBI.
• Stark servicekänsla och förmåga att prioritera bland olika arbetsuppgifter.
• Utmärkta kommunikationsfärdigheter i både tal och skrift.
• Förmåga att arbeta både självständigt och i team.
• Erfarenhet av fakturahantering och inköpsadministration är meriterande.
Stämmer detta in på dig? Välkommen med din ansökan via länken i annonsen! Urvalet sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden går ut.

Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.