Administrativ verksamhetssamordnare

Som Administrativ verksamhetssamordnare arbetar du nära VD med verksamhetsrapportering, administrativ uppföljning, stöd i styrelsearbete, styrelsens sekreterare, stöd i avtalsskrivning, samordning för upphandlingar, samordning av bolagets hållbarhetsarbete samt planering av verksamhetsåret ur ett ledningsperspektiv.
Du arbetar mot hela verksamheten, och möter såväl konstnärliga chefer som verkställande producenter, övriga avdelningschefer i deras verksamhetsplanering och uppföljning.
Kort om verksamheten
Kulturhuset Stadsteatern erbjuder stockholmarna teater- scenkonst, litteratur, konst, film, musik, samtal, bibliotek och annan kulturell produktion av hög kvalitet, präglad av både bredd och spets. Verksamhet bedrivs såväl i Kulturhuset vid Sergels Torg samt i Satelliterna i Skärholmen, Vällingby/Husby, samt i stadens parker under sommaren genom Parkteatern.
Kulturhuset Stadsteaterns verksamhet kännetecknas av en stor variation och en bredd av verksamhetsrelaterade frågor.
Tjänsten
Administrativ verksamhetssamordnaren ska samordna samtlig rapportering och planering under hösten, vilket avser verksamhetsrapportering till Stockholms Stad samt styrelsen. Budget och verksamhetsplan för år 2022, samt förbereda den årliga rapporteringen avseende år 2021, gällande verksamhetsplanering och hållbarhetsrapportering. Samtidigt ska den administrativa verksamhetssamordnaren vara ett stöd till VD och ledningsgruppen i planeringen av verksamhetsåret ur ett ledningsperspektiv. Den administrativa verksamhetssamordnaren ansvarar också för styrelsekommunikationen och är sekreterare på styrelsemötena. Hen ska också vara ett stöd i organisationen gällande avtal och upphandlingsfrågor. Vid större upphandlingar och avtal köps juridiskt stöd in.
Som administrativ verksamhetssamordnare arbetar du nära såväl VD och ledningsgruppens i aktuella frågor samt samtliga verkställandeproducenter och avdelningschefer.
Tjänsten som Administrativ verksamhetssamordnare rapporterar till VD.

Arbetsuppgifter
Som Administrativ verksamhetssamordnare på Kulturhuset Stadsteatern ansvarar du för sammanhållning av samtlig verksamhetsrapportering och planering inom bolaget med målet att skapa goda förutsättningar för en hållbar verksamhet.
De direkta arbetsuppgifterna är att:
I nära dialog med VD, ledningsgrupp och konstnärliga chefer ansvara för samordning och rapportering av verksamheten till Stockholms Stad och styrelsen. Ansvara för hållbarhetsrapportering och uppföljning inom bolaget. Vara ett stöd för verksamheten genom att genomföra utbildningar inom jäv, korruption – genom att belysa punkter i den ny-uppdaterade ekonomihandboken. Vara ett stöd i framtagande av policys och riktlinjer. Vara ett stöd till verksamheten i upphandlings och avtalsfrågor. – Vid större upphandlingar och avtal finns möjlighet att köpa juridiska tjänster. Aktivt initiera och driva utvecklingsarbete. Samt vara stöd till VD i arbete med styrelsen
Utbildning/Kompetens & Erfarenhet
I grunden har du antingen en civilekonomexamen, juristkandidatexamen, eller motsvarande.
Som person har du:
En hög samarbets- och samspelsförmåga, du är analytisk, med hög problemlösningsförmåga. En mycket god språklig förmåga att uttrycka dig såväl skriftligt som muntligen, samt handlingskraftig och med beslutsförmåga. Du besitter en kompetens att kunna växla perspektiv mellan daglig problemlösning till strategisk nivå. Du har också en förståelse för såväl verksamhetsprocesser som behovet av praktisk styrning.
Erfarenhet
Tjänsten kräver ca 10 års erfarenhet av arbete som administrativt ansvarig, ekonomiansvarig eller jurist från bolag, kommun, myndighet eller advokatbyrå. Flera års erfarenhet av offentlig verksamhet, ekonomi, och rapportering samt viss erfarenhet av stöd i avtalsskrivning. Vi ser gärna att du har erfarenhet av arbetet inom kultursektorn.
Personliga egenskaper
Som person är du tydlig, noggrann, kommunikativ och lyhörd. Du arbetar strukturerat och självständigt. Du är drivande och initiativrikt, samt en god pedagog. Ett intresse och engagemang för kulturområdet uppskattas. Du bör trivas med och se det som roligt att stötta verksamhetens alla olika chefer och medarbetare inom ditt område.
I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper.
Kulturhuset Stadsteatern vill tillvarata de kvaliteter som en jämn könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. 
Observera att urval kommer att ske löpande varför vi uppmanar dig att inte vänta på sista ansökningsdag.
Villkor
Tjänsten är en visstidsanställning 100%, tom 31 dec 2021, med möjlighet till förlängning. 
Tillträde enligt överenskommelse.
Vi tillämpar individuell lönesättning.
Välkommen med din ansökan!

Information om tjänsten lämnas av:
Tf VD, Administrativ-/ekonomichef Malin Dahlberg:
malin.dahlberg@stadsteatern.stockholm.se
Fackliga företrädare
Scen och Film avd 3 Urban Riismark urban.riismark@stadsteatern.stockholm.se
Akademikerföreningen Petter Zerpe petter.zerpe@stadsteatern.stockholm.se
Inför denna rekrytering har vi noggrant valt vilka annonsplatser vi vill annonsera i och undanber oss därför kontakt med annonsörer eller bemanningsföretag.