Administrativa assistenter till administrativa enheten i Malmö

Vi söker administrativa assistenter till administrativa enheten i region Syd med placeringsort Malmö.

Region Syd har uppdrag inom asyl, förvar, mottagning, tillstånd och återvändande. Totalt är vi cirka 1100 medarbetare fördelade i fem sektioner. Hos oss får du arbeta med aktuella samhällsfrågor som påverkas av vad som händer i vår omvärld. Frågor som berör och engagerar. Vi erbjuder en dynamisk miljö som präglas av mötet med människor och ett kontinuerligt lärande.

Administrativa enheten i region Syd har fyra team som är placerade i Norrköping, Malmö, Växjö och vid förvaren i Åstorp och Ljungbyhed. Teamen stödjer region Syds enheter. När du börjar kommer du få en introduktion till regionens verksamhet för att förstå och lära dig om vårt uppdrag.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
Som administrativ assistent på administrativa enheten arbetar du med antingen personal- eller ekonomiadministration.

Inom ekonomiadministration är det bl a bevakning och hantering av leverantörsfakturor, utföra kontroller samt tolkning av avtal och momsfrågor. Upprätta bokföringsorder och manuella utbetalningsorder. Genomföra inköp och delta i upphandlingar. Hantera utbetalning av ersättning via listor. Delta i bokslutsarbetet med underlag och kontroller.

Inom personaladministration handlar det bl a om att granska poster i personaladministrativa system. Arbetet innebär att kontrollera lönelistor, reseräkningar, tidrapporter samt administration kring anställningsförfaranden. Arbetet innebär mycket kontakt och samarbete med medarbetare på enheterna i regionen samt Statens servicecenter.

Du kommer att arbeta i nära samarbete med övriga ekonomi- och personaladministratörer på enheten, stötta medarbetare och enhetschefer med information och vägledning inom ramen för uppdraget. Du ska medverka i intern och extern information samt aktivt delta i utvecklingsarbetet på enheten. I arbetet förekommer många kontakter med andra myndigheter.

Personliga kompetenser
Som person är du trygg, stabil och har självinsikt. Du har förmågan att se relationer i sitt rätta perspektiv, skiljer på det personliga och professionella samt förhåller dig på ett sätt som är anpassat till situationen. Du har mycket god samarbetsförmåga och relaterar till andra människor på ett lyhört och smidigt sätt. Du är strukturerad och planerar samt organiserar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du tar ansvar för dina uppgifter, strukturerar själv ditt angreppsätt och driver dina processer vidare. Du ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Har förståelse för din roll men ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut. Vidare har du lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheterna i förändringar. Vi fäster stor vikt vid personlig lämplighet.

Krav

• Gymnasieutbildning eller annan utbildning i kombination med för rollen relevant erfarenhet
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av arbete med krav på god service
• Goda kunskaper i Officepaketet
• God kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska

Meriter

• Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av personal- eller ekonomiadministration
• KY-utbildning inom personal och/eller ekonomiadministration
• Erfarenhet av arbete med personal- och ekonomiadministrationssystem som Palasso, Unit4, Proceedo och Wilma

Upplysningar
Anställningsform: Allmän visstidsanställning tom 2023-03-31
Arbetstider: Kontorsarbetstid
Vi tillämpar individuell lönesättning
Placeringsort: Malmö
Tillträde: 1 september eller enligt överenskommelse.

Vill du veta mer
Vill du veta mer om rollen och anställningen kan du kontakta ansvarig enhetschef.

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 19 juni 2022. Vi tar emot din ansökan via vårt rekryteringssystem.

På Migrationsverket är vi cirka 5 000 personer som arbetar med en av vår tids stora samhällsfrågor, och med uppgif­ter som rör människors liv och framtid. Varje dag söker sig människor till Sverige för att arbeta, studera, bo eller söka skydd här. Migrationsverkets uppdrag är att pröva ansök­ningar för dem som vill stanna i Sverige. I det större perspektivet bidrar vi till att migrationen till vårt land funge­rar och ett konkurrenskraftigt Sverige. Vi fyller en viktig roll i samhället - vårt jobb är viktigt på riktigt.


I vårt arbete som statstjänstemän handlar vi i enlighet med fattade beslut och visar omdöme vid uttalanden och agerande. Det krävs en hög säkerhets- och sekretessmedvetenhet hos oss och vi vägleds av den statliga värdegrunden och av mod, empati och tydlighet.


Vi använder urvalsfrågor i ansökningsförfarandet. Besvara dessa så utförligt du kan eftersom dina svar avgör om du är kvalificerad att gå vidare i rekryteringen eller inte. Vi använder också ofta tester för att vidare bedöma din skicklighet för den sökta tjänsten. Kallas du till intervju kan du behöva besvara frågor kopplat till säkerhet. 


För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar alla sökande och eftersträvar en jämn könsfördelning och mångfald.


Önskar du komma i kontakt med fackliga företrädare finns kontaktuppgifter till Saco-S, Seko och ST längst ned på vår Lediga jobb-sida på webben https://www.migrationsverket.se/Om-Migrationsverket/Jobba-hos-oss/Lediga-jobb.html


Migrationsverkets rekryteringar sker helt i vår egen eller upphandlade leverantörers regi. Vi undanber oss därför telefonsamtal och mejl från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.