Administrative Assistant/ Asistent/e Administrativ/e

Duties and Responsibilities

Under the supervision and responsibility of the Head of Mission, undertakes the below duties and responsibilities:
- Preparation of reports and simple correspondence; invoice processing; payments for equipment; licenses and forms of host governments; and financial documents.
- Processing postal services and diplomatic suitcases for embassies; selection and distribution of incoming and outgoing correspondence; arranging the postal services and transport of goods.
- Maintaining accurate inventory of embassy assets; maintenance of supplies, including office supplies; supplies for equipment, and equipment needed for minor maintenance.
- Maintaining the space for storing and archiving of embassy files.
- Addressing payments for air freight and transport of household appliances for embassy staff; processing of invoices for consignments and customs documents.

Criteria and required conditions

- Have at least a high school diploma;
- Be a citizen of the Republic of Kosovo or a citizen or permanent resident of Sweden, or a citizen of a third country;
- Knowledge of Albanian and English is required, while Swedish is desirable.
- Have general knowledge of working with document processing software's;
- Proven ability to systematize and maintain documentation, determine appropriate solutions;
- Have proven and effective written and oral communication skills of the languages;
- Knowledge on providing diplomatic services;
- Have excellent self-organization skills; abilities to effectively work under pressure;
- Have 3 years of relevant work experience.

Candidates applying must meet following conditions:
- Submit CV;
- A copy of ID card;
- A copy of school qualification-certificate;
- Two work references and a letter of motivation;
- Health certificate from a Medical Practitioner;
- Clearance certificate confirming they are not undergoing an investigation by the receiving state authorities.
Documents should be submitted by e-mail at embassy.sweden@rks-gov.net

Detyrat dhe përgjegjësitë:

Punon nën mbikëqyrjen e Ambasadores. I/ caktuari/a në këtë detyrë duhet të jetë në gjendje që të kryej detyrat e përgjithshme administrative dhe funksione mbështetëse logjistike.
Funksionet specifike përfshijnë, siç vijon:
- Përgatitja e raporteve dhe korrespondencës së thjeshtë; procesimi i faturave; pagesave për pajisje; licencave dhe formularëve të qeverive mikpritëse; dhe të dokumenteve financiare.
- Kryerja shërbimeve postare dhe të valixheve diplomatike për ambasadë; zgjedhja dhe distribuimi i korrespondencës hyrëse dhe dalëse; rregullimi i shërbimeve postare dhe transportit të mallrave.
- Mbajtja e inventarizimit të saktë për të gjitha pasuritë e ambasadës; mirëmbajtja e furnizimeve, përfshirë artikujt e zyrës; furnizimet për pajisjet, dhe pajisjet e nevojshme për mirëmbajtje të vogël.
- Mirëmbajtja e rregullt e hapësirës për deponimin e dosjeve të ambasadës.
- Adresimi i pagesave për transportin ajror të mallrave dhe transportin e pajisjeve shtëpiake për personelin e ambasadës; procesimi i faturave për ngarkesa dhe dokumenteve të doganave.

Kualifikimet, shkathtësitë, aftësitë dhe përvoja:

- Të ketë së paku diplomën e shkollës së mesme;
- Të jetë shtetas/e i Republikës së Kosovës apo shtetas/e ose banor/e i/e përhershëm i Suedisë, apo shtetas i ndonjë vendi të tretë;
- Njohja e gjuhës suedeze dhe angleze është e domosdoshme, ndërsa gjuha shqipe është e dëshirueshme.
- Të ketë njohuri të përgjithshme të punës me kompjuter dhe përgatitjes së dokumenteve;
- Aftësia e dëshmuar për sistemimin dhe mirëmbajtjen e dokumentacionit, përcaktimin e zgjidhjeve të duhura;
- Të ketë shkathtësi të dëshmuara dhe efektive të komunikimit me shkrim dhe me gojë në gjuhën e shtetit pranues dhe në gjuhën angleze;
- Njohuri nga aspekti i ofrimit të shërbimeve diplomatike;
- Të ketë shkathtësi të shkëlqyeshme të vetorganizimit; të jetë në gjendje që të krijojë përparësi në mënyrë efektive duke punuar në një ambient nën presion;
- Të ketë 3 vjet përvojë relevante të punës.

Kandidatët të cilët aplikojnë, për të hyrë në rrethin e ngushtë dhe pastaj për t'iu nënshtruar intervistimit duhet të dorëzojnë këto dokumente:

- Biografia personale (CV);
- Kopja e letërnjoftimit;
- Kopja e kualifikimit-diplomës;
- Dy referenca të punës dhe një letër motivuese;
- Çertifikata nga mjeku për gjendjen shëndetësore;
- Çertifikata/dëshmia se nuk është nën hetime nga autoritetet e shtetit pranues.

Dokumentet e lartpërmendura duhet të dërgohen përmes emailit në embassy.sweden@rks-gov.net