Administrative Coordinator till vårt kontor i Stockholm

Mannheimer Swartling erbjuder högkvalitativ affärsjuridisk rådgivning i Sverige och globalt. Bland våra klienter finns framstående svenska och internationella företag och organisationer. Våra omkring 400 jurister är specialiserade inom olika affärsjuridiska områden och branscher. Vi strävar efter att förstå våra klienters affärsmässiga utmaningar och använder vår juridiska spetskompetens för att hitta de bästa lösningarna. Hållbarhet, liksom våra grundläggande värderingar – affärsfokus, kvalitet och laganda – är integrerade delar i byråns verksamhet. Mannheimer Swartling har 600 medarbetare och kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Bryssel, New York, Moskva och Singapore.

Vem är du?

Är du en strukturerad administratör som gillar att leverera service i världsklass? Trivs du med en arbetsmiljö där tempot och kraven är höga? I sådana fall är du kanske vår nya kollega på administrationen på vårt Stockholmskontor.

Rollen och huvudsakliga arbetsuppgifter

Vi söker nu en Administrative Coordinator. Hos oss ser vi det administrativa stödet som en viktig del av juristverksamheten. Du arbetar tillsammans med juniorassistenter som du dessutom arbetsleder vid behov. Juniorassistenterna arbetar under 1-2 år så en viktig del av din roll är att introducera och handleda nya. Du arbetar nära verksamhetsgrupperna för att säkerställa att de icke-juridiska uppgifterna fortlöper på bästa tänkbara sätt. Det är en omväxlande roll och uppgifterna kan vara allt från att sammanställa nyhetsbrev och klientutskick, interna kostnadsuppföljningar samt planering av sociala evenemang och konferenser, såväl externa som interna. Du blir en viktig länk mellan juristernas och admin-supportens arbetsfördelning samt kommunikationen däremellan. Exempel på andra arbetsuppgifter:

• Kontakter med olika myndigheter, klienter och samarbetspartners
• Dokumentsupporthantering i Office-paketet men även andra system
• Stödja delägare gällande bemanningsfrågor såsom placering, introduktion av nya biträdande jurister, semesterlistor etc.
• Bistå med återkommande uppdrag likt submissions, revisorsbrev, budgetuppföljningar, handledargrupper, ansvara för närvarorapporter
• Utveckla och effektivisera processer
• Reseräkningar, attestering av fakturor och kvitton samt budgetuppföljningar

Du kommer framför allt att arbeta nära jurister och delägare inom de verksamhetsgrupper som du ansvarar för. Samtidigt samarbetar du med andra som har samma funktion så vi värdesätter att du är en serviceinriktad lagspelare som trivs med ett omväxlande arbete där alla hjälps åt.

Lämplig erfarenhet och personaliga egenskaper

Vi söker dig som redan är en skicklig administratör redo att ta ett bredare ansvar. Du är en van användare av Office-paketet och du arbetar även med andra programstöd samt har lätt för att ta till dig nya IT-system. Du talar och skriver obehindrat på svenska och är dessutom duktig på engelska.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och för denna tjänst är det viktigt att du är flexibel, tar stort eget ansvar samt är effektiv och har förmåga att strukturera och arbeta framåtriktat. Du är en positiv, prestigelös och lösningsorienterad person som tycker om ett högt arbetstempo men tummar aldrig på noggrannheten. Du har god förmåga att interagera med olika typer av människor i olika professionella roller.

Vår filosofi

Företagskulturen inom Mannheimer Swartling är stark och präglas av tre grundläggande värderingar:

Kvalitet: Vi strävar efter högsta kvalitet i allt vi gör, vilket också är en ambition som genomsyrar hela verksamheten. Det innebär samtidigt en strävan att ständigt förnyas och driva utvecklingen. Att arbeta med oss ska innebära en kvalitetsstämpel för såväl klienter som medarbetare.

Affärsfokus: Vi ser affärsjuridiken som ett redskap i arbetet med att skapa framgång för våra klienter. Det innebär att varje medarbetare har två fokusområden: att utveckla både klienternas och vår egen affär i ett långsiktigt perspektiv.

Laganda: Vi drivs av en stark gemenskap och arbetar prestigelöst över gränserna både inom byrån och tillsammans med våra klienter. Engagemang, trivsel och delaktighet är grundläggande principer för vår verksamhet.

Övrig information

Tjänsten är ett vikariat på heltid under ca 1,5 år. Tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdag så skicka därför gärna din ansökan på svenska så snart som möjligt. Bifoga CV, personligt brev och gymnasiebetyg som är ett krav för att vi ska kunna hantera din ansökan. Ansökan sker via vår hemsida och vi behandlar inga ansökningar via mail.

Vid frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta Karin Mendel.

Välkommen med din ansökan!

Som en del i vår rekryteringsprocess anlitar vi ToFindOut för att genomföra en bakgrundskontroll av slutkandidat. Särskild information om detta lämnas till kandidaten av ToFindOut innan dess att kontrollen utförs.