Administrativt chefsstöd till Frivården Halland och Västra Götaland, Vikari

Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu nya medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter.

Frivården Halland och Västra Götaland är ett verksamhetsområde som består av fyra frivårdskontor i Borås, Halmstad, Skövde och Vänersborg. Vi söker nu ett vikarierande administrativt chefsstöd till hela vårt verksamhetsområde med huvudplacering i Borås, Vänersborg, Skövde eller Halmstad.

Läs mer om Frivårdens verksamhet: https://www.kriminalvarden.se/fangelse-frivard-och-hakte/frivard/

ARBETSUPPGIFTER
Som chefsstöd har du som huvuduppgift att stödja verksamhetsområdets ledning i administrativa arbetsuppgifter samt till viss del även i verksamhetsinriktade processer. Du har ett nära samarbete med frivårdschefen, din chefsstödskollega samt med verksamhetsområdets kriminalvårdsinspektörer (första linjens chefer). Tillsammans utgör ni alla en del av ledningsgruppen och verkar tillsammans för att fullfölja ert uppdrag utifrån gällande lagstiftning och för att våra medarbetare ska ha goda förutsättningar att både utvecklas och trivas på arbetsplatsen.

Arbetsuppgifterna består av diarieföring och registrering av uppgifter i andra administrativa stödsystem samt arkivering, ärendebevakning, digital posthantering, beställningar, inköp och fakturahantering. Som chefsstöd i registratorsfunktion svarar du för rådgivning, stöd och utbildning på lokal nivå i diarieföringsfrågor Även upprättande av kallelser, dagordningar samt förande av protokoll vid frivårdens beslutssammanträden ingår.
I rollen som chefstöd stödjer du också kriminalvårdsinspektörerna utifrån ett HR-perspektiv och är delaktig i frågor som schemaplanering, personalplanering och MBL. Du är även involverad i vissa delar av rekryteringsprocessen där du tar fram beställningsunderlag, har regelbundna avstämningar med rekryteringsenheten samt administration kring att beställa avtal vid nyanställningar och ansvar för att upprätta personalakter. Vidare fungerar du som stöd till kriminalvårdschef och kriminalvårdsinspektörer i specifika frågor såsom årsplan, verksamhetsplanering, förbereda uppföljningar och i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Verksamhetens behov samt riktade uppdrag från verksamhetsområdets ledning kommer att påverka den mer detaljerade fördelningen av arbetsuppgifter inom ansvarsområdet vilket innebär att fler arbetsuppgifter än ovan kan förekomma.

Du kommer att jobba över hela verksamhetsområdet vilket innebär att resor till de andra kontoren kommer oavsett att förekomma.

KVALIFIKATIONER
Som chefsstöd hos oss behöver du trivas i en administrativ roll. Du behöver ha förmågan att både kunna samarbeta bra med andra samt kunna arbeta strukturerat och ta ansvar för dina uppgifter och driva processer vidare. Som person är du noggrann och kvalitetsmedveten. Du behöver vara serviceinriktad vilket för oss innebär att du är tillmötesgående samt har en vilja och förmåga att hjälpa andra. Du är flexibel och har därmed lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter.

För oss är det viktigt att du delar Kriminalvårdens grundläggande värderingar om en human människosyn, respekt för individen samt tron på människans vilja och förmåga att utvecklas. Du är även medveten om och har förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar dig själv och andra. Vidare förväntas du med ditt förhållningssätt bidra till att alla blir likvärdigt bemötta. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi söker dig som har:
• Gymnasiekompetens i form av slutbetyg eller examen
• Aktuell erfarenhet av att självständigt driva, leda och underhålla processer med flera aktörer
• Arbetslivserfarenhet från en liknande roll inom personal/HR, juridik eller annan inriktning som av Kriminalvården bedöms vara relevant för tjänsten
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Goda kunskaper i svenska språket i såväl tal som skrift
• God IT-kompetens
• Körkort B

Det är meriterande om du har:
• Arbetslivserfarenhet av administrativt arbete i offentlig sektor företrädvis inom rättsväsendet
• Aktuell erfarenhet av arbete inom Kriminalvården
• Aktuell erfarenhet av systemen Heroma och/eller Proceedo
• Erfarenhet av diarieföring och arkivhantering
• Kunskaper om förvaltningslagen
• Eftergymnasial utbildning inom administration och/eller ekonomi eller annan inriktning som av Kriminalvården bedöms vara relevant för tjänsten

ÖVRIGT
Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetande. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll och personutredning kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du behöver vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Kriminalvården strävar efter en jämn könsfördelning och ökad mångfald.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 693 693. Frågor om specifika jobb besvaras av den kontaktperson som anges i annonsen. Vi tar inte emot ansökningar i pappersform eller per e-post.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser. Kriminalvården har upphandlade avtal.