Administrativt ledningsstöd

När du jobbar på Länsstyrelsen Östergötland påverkar du samhällsutvecklingen, varje dag. Du får använda din spetskunskap på landets bredaste myndighet, i samarbete med andra experter inom en rad olika områden, och i nära samverkan med nationella myndigheter, kommuner, regioner och civilsamhällets organisationer. Dina kunskaper kommer många till del, och du får arbeta både långsiktigt strategiskt och handfast i den östgötska vardagen. I stad och på landsbygd. I länet, i landet, i världen. Att arbeta på Länsstyrelsen Östergötland är ett viktigt uppdrag, ett stort ansvar och en inspirerande möjlighet. Låt din kunskap bli en kraft för Östergötland.

ARBETSUPPGIFTER
Du kommer tillhöra enheten för ledningsstöd, kommunikation och GIS. Enheten består av 15 medarbetare, varav 4 i ledningsstödsgruppen. Tillsammans ansvarar medarbetarna i ledningsstödgruppen för stödet till länsledningen, som består av landshövding och länsråd. I ledningsstödsgruppen ingår länsledningens sekreterare, administrativt ledningsstöd, handläggare/internationell samordnare samt husföreståndare. Ledningsstödet ska ge ett kvalificerat stöd till länsledningen för att underlätta och skapa rätt förutsättningar för deras uppdrag.

Du kommer huvudsakligen att arbeta med administrativa och ekonomirelaterade arbetsuppgifter. I rollen som administrativt ledningsstöd hanterar du dagligen frågor och ärenden kopplat till länsledningen. I ditt arbete ser du löpande över utveckling av administrativa rutiner och processer, där digitalisering och effektivisering är i fokus. Som en del av tjänsten ingår även att vara ett administrativt stöd till avdelningen för verksamhetsstöd. I den rollen kommer det framförallt vara ekonomiadministrativa uppgifter, såsom inköpsansvar och fakturamottagare för avdelningens enheter.

Du kommer vara organisatör, administrativt stöd och sekreterare för flertalet av länsledningens möten. Det kan till exempel innebära att planera medarbetardagar, organisera remisser samt arbeta med grafisk formgivning av presentationer och informationsmaterial. Arbetet kommer även innebära kontinuerliga arbetsuppgifter så som fakturahantering, dokumentation, inköp och bokningar. Du kommer delta i myndighetsgemensamma arbetsgrupper och stödja utvecklingen av verksamheten på olika sätt. Tjänstens innehåll kan delvis komma att ändras utifrån behov och till följd av pågående utvecklingsarbeten under året.

KVALIFIKATIONER
Vi vill att du har minst fullgjord gymnasieutbildning, meriterande om du har vidareutbildning inom administration/samhällsvetenskap. Du ska ha flerårig erfarenhet av att arbeta med kvalificerat ledningsstöd och det är meriterande med goda kunskaper om offentlig förvaltning. Du ska ha intresse för administration och erfarenhet av sådana arbetsuppgifter. Vi ser det som meriterande om du har arbetat med digitalisering och effektivisering av processer.

Du har en god kommunikativ förmåga och har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift, både på svenska och engelska. Du har en hög IT-mognad och är en van systemanvändare. Som person är du serviceinriktad, kommunikativ och lyhörd med hög integritet. För att lyckas i denna roll behöver du ha ett sinne för att skapa struktur, se helhet och hålla tidsplaner. Du ser möjligheter till förbättringar och utvecklar hela tiden ditt och organisationens arbetssätt.

Du behöver även vara prestigelös och öppen för att hjälpa till där det behövs och hitta nya vägar för att lösa uppgifter för att uppnå goda resultat. Du ser vikten av att hålla den röda tråden genom alla våra processer. Genom ditt positiva förhållningssätt, förmåga att ta initiativ och din flexibilitet bidrar du både till en god arbetsmiljö och ett gott stöd. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därmed ingår samtliga anställda i kris- och krigsorganisationen. Vissa av våra tjänster är säkerhetsklassade vilket innebär att säkerhetsprövning då kommer att genomföras innan anställning.