Administrativt ledningsstöd till SiS huvudkontor

Statens institutionsstyrelse, SiS, är en myndighet som ansvarar för individuellt anpassad tvångsvård för ungdomar och för vuxna med missbruk. Det gör vi på ungdomshem och hem för vuxna med missbruk, över hela landet. Hos oss på SiS blir ditt arbetsliv en spännande utmaning. Oavsett var i vår organisation du arbetar, eller vilken tjänst du har, hjälper du till att skapa livsviktig förändring.

På huvudkontoret i Solna Business Park är vi ca 270 medarbetare och tillsammans arbetar vi för att stötta och utveckla myndigheten med ca 4000 medarbetare. Arbetsuppgifter
Vi söker dig som är administratör med erfarenhet från att arbete på ledningsnivå. Stämmer det in på dig? Då kan det vara dig vi söker!

Från och med 1 januari 2023 kommer SiS huvudkontor att bestå av nio avdelningar och GD-stab. För att stärka organisationen och säkerställa att vi arbetar likvärdigt, rättssäkert och effektivt söker vi nu administrativt ledningsstöd som ska arbeta nära respektive avdelningsledning.

Som administrativt ledningsstöd på SiS huvudkontor kommer du vara placerad på en avdelning, men samtidigt ha ett tätt samarbete och nätverk med kollegorna på övriga avdelningar. Ni kommer tillsammans ta fram och utveckla SiS huvudkontors administrativa processer och rutiner. Uppdraget kan komma att skilja sig något åt beroende på vilken avdelning du arbetar på.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att ge kvalificerat administrativt stöd till avdelningsdirektören och övriga chefer i avdelningsledningen i arbetet med att samordna, styra, analysera och följa upp avdelningens verksamhet. Du kommer även hålla samman avdelningens remiss-, besluts- och beredningsprocesser som resulterar i goda beslutsunderlag.  I din roll kommer du ha kontakt med kollegor inom olika delar av myndigheten och med externa parter såsom andra myndigheter, kommuner, regioner med flera.

Du kommer även ansvara för den dagliga servicen och ha varierande arbetsuppgifter, såsom att hantera avdelningsdirektörernas kalenderbokningar, boka möten och förbereda mötesunderlag, arrangera externa och interna konferenser samt att boka resor. I arbetsuppgifterna ingår även att skriva protokoll, redigera dokument och genomföra utskick samt övriga administrativa uppgifter kopplade till avdelningsdirektörernas arbete. I dina arbetsuppgifter förekommer också uppgifter såsom att bevaka avdelningens funktionsbrevlådor och fakturahantering. Du kommer också att ta fram och sammanställa underlag till avdelningsdirektörerna.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har kunskap om och erfarenhet av att arbeta självständigt och strukturerat med stort fokus på service och bemötande. Som person är du är proaktiv, lösningsorienterad och kan hantera flera parallellt pågående uppgifter. För att lyckas i rollen är det viktigt att du kan samarbeta med chefer och kollegor och att du är mån om att skapa kontakter och goda arbetsrelationer. Arbetsuppgifterna ställer krav på hög integritet, gott omdöme i avvägningar och prioriteringar samt noggrannhet och känsla för detaljer, alltid med utgångspunkt i verksamhetens behov. Då myndigheten är mitt uppe i en utvecklingsresa är det av vikt att du är bekväm med att arbeta i en föränderlig miljö och tycker om att vara med och utveckla verksamheten. Sist men inte minst delar du SiS värdeord respekt, omtanke och tydlighet och lever efter dessa i ditt dagliga arbete.
När vi anställer lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper, förmågor och motivation.

Vi söker dig som har:

• fullgången gymnasieutbildning/gymnasieexamen
• några års erfarenhet från liknande roll och arbetsuppgifter, varav något år som stöd till chef/ledning
• erfarenhet av att självständigt koordinera olika uppgifter eller projekt
• goda kunskaper i Officepaketet samt hög it-mognad
• god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt, på svenska.

Det är meriterande med:

• eftergymnasial utbildning inom relevant område
• erfarenhet från offentlig förvaltning
• erfarenhet av enklare handläggning
• erfarenhet av remisshantering, alt motsvarande hantering i privat sektor
• erfarenhet av att samordna/koordinera verksamhetsuppföljning
• erfarenhet av att ha anordnat möten, konferenser, seminarium och gärna även större events
• erfarenhet av webbpublicering på intranät
• erfarenhet av att ta mötesanteckningar
• erfarenhet av Offentlighet- och sekretesslagen, diarieföring och GDPR.

Anställningens omfattning
Anställningsform: Tillsvidareanställning, 6 månaders provanställning tillämpas

Omfattning: Heltid

Tillträde: Snarast möjligt, enligt överenskommelse.

Ansökan
Referensnummer: 2.9.1-7654-2022

Ansök senast: 2023-01-15

Vi ser gärna att du skickar din ansökan så snart som möjligt, då urval och intervjuer kan komma att göras löpande.

Tester kan komma att ingå som en del av rekryteringsprocessen.

Välkommen med din ansökan!

SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande.

För arbete på våra institutioner gör SiS registerkontroll innan anställning.

Inför rekryteringsarbetet har Statens institutionsstyrelse tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Läs gärna mer om oss på https://www.stat-inst.se/jobba-hos-oss/