Administratör

Sundsvalls tingsrätt söker en administratör

Sundsvalls tingsrätt, Hyresnämnden i Sundsvall och Rättshjälpsmyndigheten har gemensam ledning och ett administrativt samarbete. Den administrativa enheten består av sju personer och ansvarar för ekonomi- och personaladministration, HR-frågor, IT och domstolsteknik, bibliotek, reception, arkiv registratur, lokaler och säkerhet.

Vi söker en vikarie tom 31 augusti med tillträde snarast. Heltid.

Arbetsuppgifter
Du har tillsammans med domstolschefen ett övergripande ansvar och är myndighetens kontaktperson i administrativa frågor. Du tar emot information och skrivelser och svarar på olika typer av administrativa ärenden.

Ekonomi
. Löpande uppföljning av det ekonomiska utfallet mot tingsrättens beslutade budget, analys av avvikelser, budgetjusteringar och upprättande av prognoser. Ej bokslut.
. Upprätta prognoser på ekonomiskt utfall som underlag för beslut i olika bemanningsfrågor
. Teckna beslutsattest på fakturor
. Ansvara för avtal med leverantörer och inköp

Verksamhetsplanering och uppföljning
. Följa upp målen i verksamhetsplanen
. Ta ut och analysera statistik ur ärendehanteringssystemet.

Personaladministration
. Vara domstolens kontaktperson i olika personaladministrativa frågor.
. Vara delaktig i planering av bemanning och i de fall rekryteringsbehov finns arbeta med rekryteringsprocessen.
. Följa upp och verkställa planer för tillsättning av notarier, skriva ut tjänstgöringsbetyg och bevis
. Hantera kursinbjudningar och anmälningar
. Arbeta med arbetsmiljöfrågor

Bokföring och löneadministration sköts av annan personal.

Kravprofil

Utbildning, kurser
. Utbildning i företagsekonomi, gärna någon form av personaladministrativ utbildning i kombination med praktisk erfarenhet.

Arbetslivserfarenhet
. Ha arbetat med många olika administrativa arbetsuppgifter, helst på en statlig myndighet, kommun, landsting eller större företag.
. Erfarenhet av budget/uppföljnings-/prognosarbete är ett krav.
. Erfarenhet av rekrytering och visst personaladministrativt arbete
. Vara van att arbeta självständigt och ha många kontakter både internt och externt.
Datakunskaper
. Mycket goda kunskaper i Word och Excel är ett krav
. Ekonomisystemet Agresso är önskvärt

Personliga egenskaper
. God initiativförmåga och egen drivkraft.
. Vara van och gilla att ha många olika bollar i luften samtidigt
. Mycket goda kunskaper i Svenska språket och vara van att uttrycka sig formellt i tal och skrift.
. Noggrann
. Förstå och kunna hantera krav på offentlighet och sekretess i statlig verksamhet
. Ta ansvar för att det man lämnar ifrån sig är korrekt och håller hög kvalitet.
. Vara positiv och oblyg, söka egna vägar att lösa problem och ha en god dialog med övriga medarbetare.