Administratör

Administrativ assistent: Administrativa uppgifter på vår
installationsavdelning. Som en ?spindel i nätet? se till att allt fungerar
på fältet för våra tekniker. Mycket arbete med tidrapporter, framförallt
kontroll och inmatning av data excel-listor. Avstämning av reseräkningar.
Koordinering av resor, hotellbokningar och logistik. Bokningar av t.ex.
verktygsbodar, utbildningar, hälsoundersökningar. Hålla i viss
introduktion av nyanställda medarbetare. På installationsavdelningen
arbetar i dagsläget 5 personer, varav 2 som koordinatorer med planeringen,
och en som assistent. Vi har mycket att göra och tempot är högt. Gymnasial
utbildning, gärna inom administration. Gärna erfarenhet av liknande
arbetsuppgifter. Det är viktigt att du trivs både med rutinuppgifter och
en omväxlande vardag med snabba kast. Du är serviceminded och flexibel,
och samtidigt noggrann och mån om att ?allt skall bli rätt?. Du är öppen,
social och har lika lätt att hantera personal som att jobba självständigt
med administrativa uppgifter med tydliga deadlines.

samt

. Att ansvara för växeln
. Att ansvara för inköp av förbrukningsmaterial mm
. Att hålla adressregister mm uppdaterade
Arbetsuppgifter

. Ansvara växeln kl 8.30 -12.00 13.00 - 16.30
Inkommande telefonsamtal till ENERCON i Malmö, EWP i Malmö och ENERCON i Piteå
. Inköp och underhåll av förbrukningsinventarier mm (kontorsmaterial, kopiator, frankeringsmaskin, fax, städbolag, blommor, fraktföretag, el & värme)
. Attestera fakturor gällande administration
. Ansvara för utlämning återlämning av nycklar, larmkoder och mobiltelefoner till anställda
. Posthantering, ankomststämpla, dela ut, frankera, posta
. Koka kaffe till 9.30 varje dag
. Förbereda kaffe mm inför möten
. Uppdatera adressregister i Lotus Notes kontinuerligt
. Hantering och sammanställning av tidskrifter
. Ansvar för att det ser snyggt ut i entré och konferensutrymmen (broschyrställ, anslagstavlor mm)
. Vid behov assistera företagsledning med allmänna göromål