Administratör

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 49 000 studenter och 6 400 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Administratör
Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 49 000 studenter och 6 400 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid. 

I universitets infrastruktur ingår två marina fältstationer, Kristineberg vid Gullmarsfjorden (Lysekils kommun) och Tjärnö vid Kosterfjorden (Strömstads kommun) samt ett fartyg under byggnation. Vid fältstationerna finns en bred serviceverksamhet (hotell, restaurang, laboratorier, fartyg, verkstad) med ett 40-tal anställda inom tekniska och administrativa yrken.

Institutionen för marina vetenskaper (http://marine.gu.se) är Sveriges mest kompletta miljö för marin forskning och utbildning, och är en av få sådana organisationer i Europa. Institutionen har därmed utomordentliga villkor för att bemöta framtida utmaningar inom marin forskning och utbildning. Administrationen består av en administrativ chef, 1 controller, 4 ekonomer, 2 personalhandläggare, 1 studievägledare, 2 studieadministratör, 1 projektkoordinator och 2 receptionister och nu utökar vi administrationen med ytterligare en Institutionsadministratör.

Arbetsuppgifter

Institutionsadministratören på Institutionen för Marina vetenskaper tillämpar ett arbetssätt där man arbetar i arbetslag tillsammans med övriga inom administrationen och på institutionen, såsom utbildningsansvarig, studierektor och studievägledare och studieadministration. Arbetet planeras löpande tillsammans med andra och det är därför viktigt att vara aktiv i planeringsarbetet och medverka till en bra arbetsfördelning. Som Institutionsadministratör kommer du att utföra och ta ansvar för olika uppgifter inom studie- och institutionsadministrationen. Arbetsuppgifterna innebär bland annat diarieföring, och stöd till institutionsledningen. Institutionsadministratören ordnar institutionsgemensamma event och arbetar i studieportalen. Resultatrapportering och support till lärare i Ladok, arbete med kursplaner och övrig administration inom studieadministration blir dina arbetsuppgifter. Du förväntas även att för fartygsbyggnationen arbeta med att insamla och bokföra tidsedlar från leverantörer som arbetar på tim-basis. Agera mottagare av fakturor från underleverantörer och stämma av dessa mot inkomna tidsedlar och kontrakterad och budgeterad kostnad. Deltaga i budgetarbetet och budgetuppföljningen för fartygsbyggnationen – främst om revideringar behöver göras. Du kommer att bistå med assistans för våra underleverantörer om praktiska uppgifter (t.ex. hotellbokningar) behöver ordnas. Du kommer också att bistå med rapportgenerering till och från styrgruppen för fartygsprojektet då denna, 1 gång per månad, skall ha rapport från projektgruppen.

 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskoleutbildning eller KY utbildning som arbetsgivaren bedömer är relevant för tjänsten. Vi ser det meriterande om du har erfarenhet av liknande arbete. Kunskap i verktyg såsom Gubas, Sunet, Proceedo, LADOK och TimeEdit är meriterande. Andra administrativa arbetsuppgifter kan förekomma. Eftersom arbetet innebär daglig kontakt och interaktion med andra människor kommer särskild vikt läggas vid personlig lämplighet. Vi söker en person som har ett genuint intresse för människor och som har god samarbetsförmåga samt självkännedom. Vi söker dig som har god administrativ kunskap och är en van datoranvändare. För tjänsten krävs även goda språkkunskaper, framför allt i svenska och engelska. B-körkort är ett krav för denna tjänst eftersom det kommer förekomma resor inom tjänsten.

Som person har du en stark servicekänsla, har sinne för ordning och reda, och är mycket strukturerad. Du är beredd att ta administrativt ansvar för mer kvalificerade uppdrag, men är också beredd att utföra enklare rutinuppgifter och när det behövs hjälpa övriga administratörskollegor. Arbetet innebär att du har många kontakter både internt och externt, vilket ställer höga krav på social kompetens och förmåga att kommunicera. Stor vikt kommer även att läggas vid egenskaper som flexibilitet, och förmåga att arbeta självständigt. Vidare krävs noggrannhet, samt god planerings- och organisationsförmåga.

 Anställning

Anställningen är allmän visstidsanställning 1 år med start enligt överenskommelse

Omfattning: 100%

Placering: Institutionen för Marina vetenskaper, Göteborg

Kontaktuppgifter för anställningen

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta administrativ chef, Lotta Willerstrand tfn: 031- 786 37 41 eller proprefekt Per Hall Tfn: 031-786 9062

Fackliga organisationer
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: http://www.gu.se/omuniversitetet/aktuellt/lediga-jobb/fackliga-kontaktpersoner

Ansökan
Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska vara inkommen senast: 2020-05-10

 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

 


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.