Administratör

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Är du en erfaren administratör och har arbetat inom statlig myndighet? Har du ett genuint intresse av att ge administrativt stöd till chefer och kollegor och att arbeta med kontorsservice i allmänhet? Vill du arbeta på en arbetsplats med samlad hög kompetens där det pågår spännande projekt inom försvars- och säkerhetsområdet? Då kan FOI vara intressant för dig.

Arbetsuppgifter

I rollen som administratör på avdelningen för Forskningsstöd kommer du att ge stöd till framförallt chefer. Du kommer att ha en central roll och bistå såväl chefer som medarbetare med allt från daglig kontorsservice till praktisk och administrativ planering inför möten, konferenser och besök samt protokollföring. Arbetsuppgifterna är varierande från rutinmässiga till mer avancerade. I arbetet ingår att administrera avdelningens intranätssidor, löpande publicera dokument och att vid behov bistå i framtagande av presentationsmaterial. För att du ska trivas med arbetet krävs att du tycker om att arbeta med administration och ha en genuin vilja att stödja andra med service. Du har förmåga att tillsammans med kollegorna på kansliet och med cheferna samordna, skapa och driva effektiva rutiner och processer inom det administrativa området. Din vardag består även av löpande arbete i våra olika stödsystem. För att vara framgångsrik i arbetet krävs att du självständigt kan se vad som behöver göras och att du har förmåga att snabbt anpassa dig till nya arbetssätt, verktyg, rutiner och regler.

Din profil

Vi söker dig som har minst en gymnasieexamen och gärna eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning. Du har fem års erfarenhet som administratör varav minst två år är som administratör inom statlig myndighet. Det krävs att du har mycket god vana och skicklighet som användare av Officepaketet. Du är van att arbeta i olika system som t.ex. ärendehanteringssystem eller webbverktyg.
Som person är du serviceinriktad, flexibel men även strukturerad. Du har god samarbetsförmåga och lätt för att skapa goda relationer. För att lyckas i arbetet krävs att du är självgående och kan göra korrekta avvägningar och prioritera olika behov av stöd på ett effektivt sätt. Du är tydlig och pedagogisk i ditt sätt att kommunicera och behärskar svenska och engelska väl i både tal och skrift. I urvalsprocessen kommer stor vikt att läggas vid personliga egenskaper.

Vi erbjuder

På FOI drivs vi av att få bidra till samhällsnyttan genom att bedriva forskning inom försvar och säkerhet för våra uppdragsgivare. Här finns en inspirerande och kreativ miljö fylld av kompetens, nyfikenhet, mod och nytänkande. 

FOI strävar efter mångfald, där medarbetarnas bakgrund, erfarenheter, kunskaper och personlighet berikar verksamheten. 

Vi erbjuder individuell och differentierad lönesättning, flexibla arbetstider, förmånliga semestervillkor, friskvårdsersättning, friskvårdstimme och en individuell kompetensutvecklingsplan. Vi arbetar även medvetet för att vår arbetsplats ska vara jämställd samt ha en god arbetsmiljö och vi strävar efter att möjliggöra en bra balans mellan arbete och privatliv.

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Du kommer att ingå i Kansliet som tillhör avdelningen Forskningsstöd, läs gärna mer om vad vi gör: https://www.foi.se/om-foi/organisation/forskningsstod.html  Kansliet består av ca 7 medarbetare med olika kompetenser varav en är administratör. Du kommer att rapportera till enhetschefen för kansliet. FOI behöver nu förstärka kansliet med ytterligare en administratör till kontoret i Kista. Resor förekommer i tjänsten.

Har vi fångat ditt intresse?

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Jessica Norlin. Fackliga företrädare är Fredrik Ringblom (Saco-S) och Mi Reinmann (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00. 


Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 19 § säkerhetsskyddslagen.

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 19 maj.