Administratör

Mind är en ideell förening som arbetar för psykisk hälsa, och som etablerades 1931. Vi förebygger psykisk ohälsa och självmord genom att erbjuda medmänskligt stöd, sprida kunskap och bilda opinion.
Vi driver fyra stödverksamheter: Självmordslinjen, Äldrelinjen, Föräldralinjen och Mind Forum. I dessa verksamheter arbetar cirka 800 volontärer ideellt. Vi anordnar därutöver seminarier och utbildningar med olika teman, ger ut tidningen Mind samt ett nyhetsbrev via e-post.


Mind är medlem i Giva Sverige och följer deras kvalitetskod samt är innehavare av 90-konto via Svensk insamlingskontroll.


Om tjänsten
Vi söker en administratör som trivs i en föränderlig miljö. Utöver ca 35 medarbetare kommer du även ha våra volontärer, som bemannar våra stödverksamheter, som kollegor. Arbetsuppgifterna spänner över ett stort spektrum och du blir en väldigt viktig person i det dagliga flödet på vårt kontor.
Dina främsta arbetsuppgifter kommer att vara:
Hantering av Minds leverantörsfakturor i vårt affärssystem Fortnox
Löne- och personaladministration (förberedelse av underlag; lönekörningen är idag utlagd på konsult)
Hantering av utlägg
Betalningar
Avtalshantering
Fakturering av våra föreläsningar mm
Bemanning av vår kontorstelefon
Hantering av våra telefonabonnemang
Kontaktperson gentemot vår hyresvärd och övriga leverantörer i lokalfrågor
Inköp av kontorsmaterial och enklare förtäring till våra volontärer
Uppdatering av vår personalhandbok och utarbetande av rutiner
Administration av våra planeringsdagar
Övriga administrativa uppgifter



Som du kan se av arbetsuppgifterna erbjuder vi dig ett omväxlande arbete där du jobbar självständigt på en utvecklingsdriven arbetsplats. Du rapporterar till vår ekonomiansvarig.


Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med 6 månaders provanställning. Datum för tillsättning av tjänsten är omgående.


Din profil
Vi söker dig som har mångårig erfarenhet av en administrativ roll helst från ideell verksamhet. Du ska ha grundläggande kunskaper i bokföring och helst ha jobbat som ekonomiassistent tidigare med leverantörsreskontra och avstämningar.


Som person har du en stark administrativ förmåga och kan planera arbetet på ett bra sätt. Du är serviceminded och trivs i roller där du får arbeta självständigt samtidigt som du är en del av ett team.
Utöver detta tror vi att du är nyfiken på att lära dig nya saker och inte skräms av utmaningar! Du är effektiv och hittar gärna strukturer som underlättar ditt och andras arbete.


Du kommunicerar på ett korrekt och pedagogiskt sätt.


Formella krav
Erfarenhet av administrativt arbete
Minst 3 – 5 års erfarenhet av bokföring och leverantörsreskontra
Erfarenhet av löne- och personaladministration och van att läsa kollektivavtal
Mycket god datorvana (van att arbeta i Excel och även övriga Microsoft Office program)
Erfarenhet av minst 1-2 affärssystem
Grundläggande kunskaper i svenska, både i tal och skrift



Personliga egenskaper
Älskar administration och struktur
Ansvarstagande och nyfiken
Noggrann, organiserad och självgående
Flexibel och serviceinriktad
Kunna hantera ett stundtals högt tempo med skiftande prioriteringar
Vana vid att jobb mot deadlines
Trygg i att hantera motgångar och konstruktiv kritik
Trivs med varierande arbetsuppgifter
Gott personligt omdöme
Social förmåga



Om Mind som arbetsgivare
Vi är cirka 35 anställda som sitter i lokaler i Garnisionen i Stockholm, samt i våra lokala avdelningar i Malmö, Halmstad, Göteborg och Umeå. I Stockholm har vi vårt största svararcentrum för Självmordslinjen, Äldrelinjen, Föräldralinjen och Mind Forum samt våra utbildningslokaler.


Mind har kollektivavtal via Idea – Arbetsgivarförbundet för ideella organisationer och Tjänstemannaförbundet Unionen. Du har tillgång till en timmes friskvård i veckan samt 3000 kr i friskvård om året.


Alla anställda har 30 dagars semester och avtal om målstyrd arbetstid.


I din roll som administratör rapporterar du till vår ekonomiansvarig.


Kontaktperson & ansökan
Vid frågor, hör av dig till Astrid Jansen, ekonomiansvarig på Mind, astrid.jansen@mind.se.
Sista ansökningsdag är 2020-08-09. Märk din ansökan med ”Administratör Sthlm”
Skicka ditt CV samt personligt brev till jobb@mind.se