Administratör

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Är du en driven administratör som vill du arbeta i en kreativ och forskningsintensiv verksamhet där det pågår spännande projekt inom försvars- och säkerhetsområdet? Då kanske FOI kan vara intressant för dig.

Vad bidrar du med i arbetet hos oss?

I rollen som administratör ingår du i ett team tillsammans med andra administratörer som ger stöd till enhetschefer och projektledare. Du bistår avdelnings- och enhetsledning samt olika forskningsprojekt med planering, uppföljning och samordning. Du sköter allt från daglig kontorsservice till praktisk och administrativ planering inför seminarier och konferenser, besöksplanering samt protokollföring. Arbete i våra olika stödsystem är en naturlig del av dina uppgifter. Du förväntas också bidra i arbetet med utveckling och förbättringar av administrativa rutiner och processer samt att kunna lämna stöd till oerfarna kollegor. Du kommer även att arbeta med redigering och layout av rapporter och andra dokument samt framtagande av presentationsmaterial.

Har du den kompetensprofil vi behöver ?

Du har en akademisk examen och har nu funnit dig tillrätta i en administrativt stödjande roll. Du har betydande erfarenhet från motsvarande roll som denna tjänst där du har gett ett administrativt stöd till chefer eller ledningsgrupper med såväl enklare som mer komplexa uppgifter. Du är avancerad användare av Microsoft Word och du har även god förmåga att arbeta i Excel och PowerPoint samt datoriserade stödsystem såsom exempelvis ekonomi-, dokumenthanteringssystem och databasprogram. Du har erfarenhet och god förmåga att arbeta med redigering och layout av rapporter och andra dokument. Dessutom har du mycket god förmåga att uttrycka dig obehindrat i tal och skrift på svenska. Du har även god förmåga att både skriva och tala engelska.

Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av arbete som administratör inom en statlig myndighet. Det är även meriterande om du har goda kunskaper i layoutverktyget Adobe InDesign eller andra motsvarande program. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att leda och driva administrativa uppgifter i projektform, såsom exempelvis aktiviteter kring seminarier och konferenser.

Vi söker dig som är serviceinriktad, flexibel och har en god samarbetsförmåga. Du är dessutom självgående och arbetar på ett strukturerat sätt för att leverera resultat enligt uppsatta tidsramar och med god kvalitet. I urvalsprocessen lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi dig?

På FOI får du möjlighet att arbeta med frågor som är viktiga för både totalförsvaret och hela samhället. Tillsammans med andra får du möjlighet att skapa nya infallsvinklar och lösningar på komplexa frågor och se resultaten förverkligas hos våra uppdragsgivare. Din expertis bidrar till att viktiga samhällsfunktioner som exempelvis  Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.

Du kommer att ingå i avdelningen Försvarsanalys. Läs gärna mer om vad vi gör:  https://www.foi.se/om-foi/organisation/forsvarsanalys.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:  https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev på svenska via ansökningsknappen senast den 8 november!

I ansökningsformuläret förväntas du svara på 9 påståenden.

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta stf avdelningschef Johannes Malminen. Fackliga företrädare är Anders Tavemark (SACO) och Ann Ödlund (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning kommer den slutkandidat som är aktuell för tjänsten behöva lämna in vidimerade kopior på av oss angivna utbildnings-/examensbevis samt tjänstgöringsintyg som styrker de kunskaper och erfarenheter som är relevanta för tjänsten.

Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.