Administratör

Samhällsbyggnadsenheten

I Västerviks kommun värnar vi om varje medarbetares arbetsmiljö. Vi vill att alla medarbetare ska trivas och utvecklas i sin yrkesroll. Hos oss ska alla gå till jobbet med en positiv känsla.

I kommunen arbetar vi bland annat med pedagogik, vård och omsorg, samhällsbyggnad, kultur, räddningsarbete och arbetsmarknad. Vi har jobb som är inspirerande och meningsfulla. Vi skapar livskvalitet och gör skillnad för människor varje dag.

Vill du ha ett jobb där din insats är betydelsefull för andra människor? Då passar du hos oss!

Samhällsbyggnadsenheten ingår i kommunstyrelsens förvaltning och omfattar fysisk planering, mark och exploatering, landsbygdsutveckling, kart och mät, projektering, hållbar utveckling, klimat- och energirådgivning, fritid- och hälsofrågor, trafikfrågor, offentliga rummet, kommunikationer och infrastruktur.

Vår verksamhet växer och inte minst antalet ärenden på vår enhet då vi är inne i en intensiv utvecklingsfas. Därför behöver vi en ny kollega och söker dig som vill utveckla och driva det administrativa arbetet framåt på vår enhet. Gillar du att skapa struktur, utveckla och driva processer? Då kan du vara vår nya stjärna!

Dina arbetsuppgifter
I rollen som administratör kommer du att arbeta självständigt med egna ansvarsområden samtidigt som du ger stöd i administrativa frågor till dina kollegor och samhällsbyggnadschefen. I rollen får du möjlighet att vara med och utveckla det administrativa arbetet och blir en viktig person för att arbetet sker på ett bra och effektivt sätt.

Uppgifter som ingår i rollen är bland annat att:
• Samordna och hantera enhetens olika ärenden, exempelvis motioner, medborgarförslag etc.
• Bistå samhällsbyggnadschefen med planering av enhetens löpande verksamhet
• Upprätta och uppdatera registerförteckningar enligt GDPR.
• Administration vid olika möten internt och extern, exempelvis skiva minnesanteckningar och ta fram underlagsmaterial
• Arkiveringsfrågor på enheten
• Stödja enheten i handläggning av inkomna ärenden.
• Arbeta med att utveckla enhetens kvalitetsarbete, rutiner och digitalisering.

Även andra administrativa uppgifter inom enheten kan bli aktuella i tjänsten. Under 2022 förändras kommunens organisation vad gäller upphandlad entreprenad kring gata och park. Det innebär att du även kan komma att ingå i kommunens beställarorganisation och även i uppbyggnaden av en kommande kundtjänstorganisation.

Din kompetens
Vi vill att du har gymnasial utbildning och gärna eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten. Tjänsten kräver att du har en mycket god administrativ förmåga och vana av att jobba med statistik.Vi vill gärna att du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och det är ett plus om du har erfarenhet och kunskap inom samhällsbyggnadsfrågor.

Det krävs att du har en mycket god språklig förmåga, har lätt för att uttrycka dig i text och har bra kunskap i svenska språket då du kommer att skriva protokoll och handlingar i alla ärenden som rör vårt ansvarsområde. Du behöver också ha mycket god datakunskap och goda kunskaper i excel, powerpoint och word. Det är meriterande med erfarenhet av arbete i affärssystem/verksamhetssystem samt relevanta kvalitetsledningssystem.

Som person är det viktigt att du kan arbeta självständigt och att du är strukturerad i ditt arbetssätt. Din roll innebär att bygga upp en tydlig struktur och organisera det administrativa arbetet på ett effektivt sätt och därför blir din förmåga att skapa struktur viktig. Då du kommer att ge administrativt stöd till dina kollegor är samarbetsförmåga och servicekänsla viktig i tjänsten.

Vi värdesätter att du är lyhörd, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har intresse och vilja att hjälpa dina kollegor och andra personer i organisationen.



Information
Vi tar endast emot ansökningar via vår hemsida.
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.