Administratör

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 53 300 studenter och 6 500 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Utbildningsenheten är en av nio enheter inom universitetets gemensamma förvaltning. Enheten är uppdelad i fyra sektioner och vid enheten arbetar cirka 90 personer https://medarbetarportalen.gu.se/utbildningsenheten/               

Inom enheten arbetar vi utifrån värdeorden öppenhet, samarbete, professionalitet och tydlighet för att skapa en god arbetsmiljö med ett respektfullt och trevligt klimat mellan kollegor. Utbildningsenheten är sedan 2017 HBTQ-certifierade.

Till Utbildningsenheten söker vi nu en administratör, placerad vid sektionen för examen och tentamensservice.

Som administratör kommer du att tillhöra tentamensservice som i dagsläget består av 10 medarbetare. Verksamheten kommer från januari 2022 vara lokaliserad på två adresser i centrala Göteborg. Denna tjänst kommer att ha sin huvudsakliga arbetsplats på Viktoriagatan 30. 

Arbetsuppgifter
Vid tentamensservice drivs verksamheten i de universitetsgemensamma skrivsalarna. I den rollen kommer det finnas olika arbetsuppgifter utifrån att tentamensservice har olika behov

Du kommer att vara den som bevakar inkommande ärenden via vårt ärendehanteringssystem. Kommunikation och dialog med övriga delar av Göteborgs universitet och även med studenter är därmed en viktig del i ditt arbete.

Du kommer även ansvara för schemaläggning av våra timanställda tentamensvakter, detta görs regelbundet varje vecka. Du kommer även att hantera andra administrativa uppgifter kopplade till timanställda som t ex granskning av deras tidrapporter i Primula samt övrig personaladministration. Du kommer även att arbeta inom ekonomisystemet Agresso.

Tentamensservices verksamhet är starkt knuten till de fysiska skrivsalarna där du kommer att ha uppgifter kopplade till tentamen, både förberedelse- och efterarbete. Du kommer även att ha ansvar för leveranser till och från tentamensservice, så fysisk närvaro på arbetsplatsen är viktig.

Vidare förväntas du vara delaktig i den övriga verksamheten vid tentamensservice och bidra till utveckling av arbetssätt inom gruppen. Det kan även finnas möjlighet att utveckla innehållet i tjänsten utifrån dina tidigare erfarenheter.

Kvalifikationer
Du har en lämplig utbildning på högskolenivå av relevans för området, till exempel inom personalvetenskap, ekonomi eller offentlig förvaltning.  Erfarenhet från administrativt arbetet inom offentlig verksamhet är meriterade, i synnerhet om detta är från institutionen eller fakultet inom högskola eller universitet.

Arbetet kräver mycket god datorvana samt ett logiskt och systematiskt förhållningssätt, god erfarenhet av att arbeta i administrativa system samt att du behärskar Office-paketet obehindrat. Det är starkt meriterande att ha arbetat i TimeEdit, Ladok, Primula och Agresso. Det är också meriterande om du har vana av att arbeta i någon typ av ärendehanteringssystem som används inom offentlig myndighet.

Arbetet vid tentamensservice är dynamiskt och arbetsbelastningen är periodvis hög, vilket kräver att du är flexibel, lösningsfokuserad, och har förmåga att planera ditt arbete. I rollen som administratör krävs mycket god förmåga att prioritera dina arbetsuppgifter, samt en mycket god logistisk förmåga. Då vi har mycket utåtriktade kontakter krävs ett serviceinriktat förhållningssätt och professionellt bemötande.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper som samarbetsförmåga, driv och ansvarskänsla.

Ett krav är också god förmåga att kunna uttrycka sig muntligt och skriftligt både på svenska och engelska.

Anställning
Anställningen är tillsvidare på heltid, 100 %, med placering tillsvidare vid Utbildningsenheten, sektionen för examen och tentamensservice. Tillträde snarast möjligt. Provanställning kan komma att tillämpas. 

Kontaktuppgifter för anställningen
Johan Telléus, Biträdande sektionschef johan.telleus@gu.se, Telefon: 031-786 1135

Maria Stenberg, Sektionschef examen och tentamensservice maria.stenberg@gu.se, Telefon: 031-786 6909

Fackliga organisationer
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande

Ansökan
Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska vara inkommen senast: 2021-12-05.

 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

 


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.