Administratör

Socialförvaltningen Sydväst är en av fyra socialförvaltningar i Göteborgs Stad med runt 900 medarbetare. I stadsområdet Sydväst bor cirka 120 000 invånare och området stäcker sig från Billdal till Högsbohöjd och till södra skärgården. Förvaltningens uppdrag är att barn, unga och vuxna ska kunna leva ett tryggt och självständigt liv och att barn och unga har en rik fritid. Förvaltningen jobbar också för att stötta personer i hemlöshet till ett varaktigt boende. Genom samverkan med civilsamhälle, lokalt näringsliv och andra aktörer ska vi öka folkhälsan och tryggheten i området.

I socialförvaltningen Sydväst vill vi ta tillvara på engagemanget hos alla medarbetare. Hos oss kan du påverka både ditt eget jobb och andras liv.

ARBETSUPPGIFTER
Arbetet som administratör inom avdelning Boende och hemlöshet innebär att du är underställd en verksamhetschef och ingår i en grupp tillsammans med andra administratörer. Du fungerar som stöd för avdelningens chefer. Ditt uppdrag blir en viktig del i avdelningens ambition att skapa bättre förutsättningar för ledarskap, kommunikation och måluppfyllelse för verksamheterna och effektivisera de administrativa processerna.

Du kommer i ditt dagliga arbete att serva, hantera, bevaka och följa upp de administrativa processerna eller andra förekommande arbetsuppgifter. I din roll kommer du att medverka i att organisera och utveckla det administrativa arbetet samt bevaka och implementera förändringar eller nyheter inom området.

I ditt arbete kommer du ha stöd och samarbeta med HR, Ekonomi och förvaltningens övriga stödfunktioner.

Administratörens huvudsakliga arbetsuppgifter är:
• Fakturering av förekommande bostadshyror och omvårdnadsavgifter
• Behandling av fakturor, beställningar, utbetalningar och stöd vid inköp och upphandling exempelvis avtalshantering.
• Stödja cheferna i personaladministrativt arbete i lönesystemet Personec och i andra personaladministrativa system, ta fram anställningsuppgifter, skriva intyg, hantera Visma Recruit osv.
• Stödja chefen i frågor som exempelvis schemaläggning och bemanning
• Stödja och ge service till chefer angående olika IT-system, IT-kontaktperson, LVS och behörigheter etc.
• Löpande administration, inventering, arkivering mm


KVALIFIKATIONER
Du behöver ha en vidareutbildning inom administration samt ha arbetat som administratör där inköp och beställningar har ingått som arbetsuppgifter.
Erfarenhet av att ha arbetat med system som Proceedo, Personec, Excel, Treserva är meriterande. Har du även utbildning inom ett eller flera av dessa system är det meriterande

Du är/har:
- God samarbetsförmåga, är prestigelös och bemöter alla på ett professionellt och respektfullt sätt.
- Du är serviceinriktad, har god analytisk förmåga och tycker om att möta och hjälpa andra.
- Strukturerad och har förmåga att prioritera.
- Initiativrik och kan se vad som behöver göras för att förbättra och stötta verksamheten administrativt och bidra till utveckling av administrativa rutiner.
- Stor flexibilitet och anpassningsförmåga samt noggrannhet då det aktuella administratörs uppdraget innebär stort ansvar för att verksamhetens intäkter hanteras korrekt.

Arbetsuppgifterna kan utvecklas och förändras över tid beroende på verksamheternas behov vilket kräver att du har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter.

Mot bakgrund av att det finns återkommande deadlines i ditt arbete är det viktigt att du kan hantera arbetstoppar, tidspress och trivs med att arbeta under växlande arbetsbelastning.