Administratör

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Är du en driven administratör? Vill du arbeta i en kreativ forskningsorganisation med möjlighet att göra skillnad för Sveriges framtida försvar och säkerhet? Då kan du vara den vi söker.

Vad bidrar du med i arbetet hos oss?

I rollen som administratör ingår du i ett team tillsammans med andra administratörer som ger stöd till enhetschefer och projektledare. Du bistår avdelnings- och enhetsledning samt olika forskningsprojekt med planering, uppföljning och samordning. Du sköter allt från daglig kontorsservice till praktisk och administrativ planering inför seminarier och konferenser, besöksplanering samt protokollföring. Arbete i våra olika stödsystem är en naturlig del av dina arbetsuppgifter. Du förväntas även bidra i arbetet med utveckling och förbättringar av administrativa rutiner och processer samt att kunna ge stöd till oerfarna kollegor. Uppgifter såsom redigering och layout av rapporter och andra dokument, samt framtagande av presentationsmaterial, förekommer också.

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Du har relevant eftergymnasial examen och har nu funnit dig tillrätta i en administrativt stödjande roll. Du har betydande erfarenhet från motsvarande roll som denna tjänst där du har gett administrativt stöd till chefer eller ledningsgrupper med såväl enklare som mer komplexa uppgifter. Du är avancerad användare av Microsoft Word och har även god förmåga att arbeta i Excel och PowerPoint samt andra datoriserade stödsystem. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och även god förmåga att både skriva och tala engelska.

Det är meriterande med tidigare erfarenhet av arbete som administratör inom en statlig myndighet. Det är också meriterande med erfarenhet av arbete med redigering och layout av rapporter och andra dokument. Du har med fördel erfarenhet av administrativt stöd i samband med seminarier, konferenser samt projektverksamhet.

Eftersom din funktion innebär att vara en central kontaktpunkt för både medarbetare och chefer söker vi dig som är serviceinriktad, flexibel och har en god samarbetsförmåga. Du är dessutom självgående och arbetar på ett strukturerat sätt för att leverera resultat enligt uppsatta tidsramar och med god kvalitet. I urvalsprocessen kommer stor vikt läggas vid de personliga egenskaperna.

Vad erbjuder vi dig?

På FOI får du möjlighet att arbeta med frågor som är viktiga för både totalförsvaret och hela samhället. Tillsammans med andra får du möjlighet att skapa nya infallsvinklar och lösningar på komplexa frågor och se resultaten förverkligas hos våra uppdragsgivare. Din expertis bidrar till att viktiga samhällsfunktioner som exempelvis Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.

Du kommer att tillhöra kansliet vid avdelningen Försvarsteknik och stödja olika enheter inom avdelningen . Läs gärna mer om vad vi gör här

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Vi arbetar medvetet för en hållbar och inkluderande arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:  https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html  

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 24 april!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta stf Avdelningschef Cecilia Dahlgren. Fackliga företrädare är Staffan Lindgren (Saco-S) och Krister Söderberg (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.