Administratör

vid Fastighetsavdelningen.  Sista ansökningsdag: 2022-05-13. 


Stockholms universitet är Sveriges största forskningsuniversitet inom humanvetenskap och naturvetenskap. Universitetet har mer än 26 300 helårsstudenter, 1 600 doktorander och 5 700 medarbetare.

Fastighetsavdelningen är en avdelning inom den centrala universitetsförvaltningen.

Avdelningen har ett diversifierat och komplext uppdrag med ansvar för den strategiska planeringen gällande lokal-, bostads-, säkerhets- och miljörelaterade frågor med tillhörande tjänster. Avdelningen ansvarar får ca 300 000 kvm lokalyta och ca 550 st boenden. På avdelningen arbetar ca 80 medarbetare inom fyra sektioner, varav Sektionen för lokalförsörjning är en.

Vår vision är att främja forskning, utbildning och samverkan med målet att vara en god förebild. För att uppnå kvalitet i verksamheten genomsyras vårt arbete av ledorden långsiktighet, tydlighet, kompetens och engagemang.

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta självständigt i din roll som administratör samtidigt som du kommer att vara del av en grupp med lokalförvaltare. Anställningen som administratör är direkt underställd gruppchefen för lokalförsörjning på Fastighetsavdelningen.

I din roll som administratör kommer du ansvara för den löpande förvaltningen samt uppdateringen av Fastighetsavdelningens fastighetssystem Faciliate. Detta innefattar att löpande se över och uppdaterar förhyrningar, ritningar samt hyresavtal, etc. så att detta stämmer överens med verkligheten. Det är av stor vikt att systemet löpande hålls uppdaterat och att information korrigeras inför satta deadlines.

Du kommer även att vara ansvarig för sektionens processer och rutiner samt samordning av sektionsövergripande frågor. Det kan handla om styrdokument, projektprocesser, utveckling av ärendehantering samt mindre kommunikationsfrämjande justeringar i våra informationsflöden.

Du fungerar som ett administrativt stöd till sektionens lokalförvaltare i upprättandet av processer och rutiner. För detta krävs det en administrativ sakkunnighet, att du är strukturerad och noggrann, väl insatt i sektionens samtliga verksamhetsdelar samt kan hålla många frågor i luften samtidigt.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att du:


• Uppdaterar sektionens fastighetssystem med ändringar gällande förhyrningar, hyresavtal och ritningar, etc.
• Regelbundet genomför registervård, kontrollerar data samt korrigerar identifierade avvikelser i fastighetssystemet.
• Är lokalförvaltarna behjälpliga att ta ut data från fastighetssystemet.
• Tar eget initiativ till att identifiera utvecklingsmöjligheter samt nya användarsätt.
• Följer upp och sammanställer statistik.
• Sammanställer nya samt uppdaterar befintliga processer och rutiner inom verksamheten.
• Avtalsansvarig för sektionens upphandlade leverantörsavtal.
• Sammankallar och driver olika arbetsuppgifter med representanter från berörda sektioner/verksamheter.
• Genomför vissa sektionsövergripande beställningar.
• I nära samarbete med gruppchef driver verksamhetens framåt och bidrar till att utveckla processer och rutiner.
• Håller dig uppdaterad inom ditt yrkesområde och identifierar möjligheter till förbättringar.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:


• Relevant eftergymnasial utbildning eller relevant arbetslivserfarenhet.
• God kommunikationsförmåga att uttrycka dig i både tal och skrift.
• Vana av att använda IT-verktyg, framförallt goda kunskaper i Office-programmen.
• God systemvana.

 Meriterande är erfarenhet av:


• Att driva förändringsarbete.
• Arbete med IT-system för fastighetsförvaltning så som Landlord och Faciliate.
• Ritningshantering.
• Arbete i offentlig förvaltning.

Personliga egenskaper:

Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och kan utföra ditt arbete självständigt. Du är flexibel och kan prioritera bland dina arbetsuppgifter vid behov. Eftersom sektionen just nu är i en utvecklingsfas söker vi dig som är positiv och förändringsbenägen.

Då arbetet innebär många interna kontaktvägar, ställer detta stora krav på att du har god förmåga att kommunicera, samarbeta, skapa förtroende samt att du är en lagspelare. Som person är du lugn, stabil och drivs av att vilja förändra och förbättra. Du är van vid att ta ansvar för ditt arbete där du strukturerar ditt angreppssätt och driver dina ärenden vidare till leverans.

Det är även viktigt att du kan hantera frågor på detaljnivå men ändå se betydelsen för helheten.

Vi kommer vid den här rekryteringen lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av William Edwin, gruppchef, tfn 070-103 04 58, william.edwin@su.se.

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/Lärarförbundet), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Välkommen med din ansökan!


Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.