Administratör

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Utbildningsenheten är en av tio enheter inom universitetets gemensamma förvaltning. Enheten är uppdelad i fyra sektioner och vid enheten arbetar cirka 95 personer https://medarbetarportalen.gu.se/utbildningsenheten/               

Inom enheten arbetar vi utifrån värdeorden öppenhet, samarbete, professionalitet och tydlighet för att skapa en god arbetsmiljö med ett respektfullt och trevligt klimat mellan kollegor. Utbildningsenheten är sedan 2017 HBTQ-certifierade.

Till Utbildningsenheten söker vi nu en administratör, placerad vid sektionen för examen och tentamensservice.

Som administratör kommer du att tillhöra tentamensservice som i dagsläget består av 10 medarbetare. Verksamheten är lokaliserad på två adresser i centrala Göteborg, Viktoriagatan 30 och Reutersgatan 2c.

 

Arbetsuppgifter 
Vid tentamensservice drivs verksamheten i de universitetsgemensamma skrivsalarna. I rollen som administratör kommer du att ha varierande arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov.

Du kommer att ingå i en mindre grupp som arbetar med administration inom tentamensservice. En av dina arbetsuppgifter kommer att vara att bevaka, besvara och fördela inkommande ärenden via vårt ärendehanteringssystem. Kommunikation och dialog med övriga delar av Göteborgs universitet och även med studenter är därmed en viktig del i ditt arbete.

Din arbetsgrupp ansvarar för schemaläggning av våra timanställda tentamensvakter, vilket görs regelbundet varje vecka. Ni hanterar även andra administrativa uppgifter kopplade till timanställda som t ex granskning av deras tidrapporter i Primula samt övrig personaladministration. Du kommer även att arbeta inom ekonomisystemet Agresso.

Tentamensservices verksamhet är starkt knuten till de fysiska skrivsalarna där du tillsammans med dina kollegor har flera uppgifter kopplade till tentamen, främst förberedelsearbete men även efterarbete. Dessa uppgifter utförs regelbundet, i stort sett dagligen, och är mycket viktiga för att verksamheten i salen ska fungera. Du kommer även att ha ansvar för att emot bud med leveranser till och från tentamensservice, så fysisk närvaro på arbetsplatsen är viktig.

Vidare förväntas du vara delaktig i den övriga verksamheten vid tentamensservice och bidra till utveckling av arbetssätt inom gruppen. Det kan även finnas möjlighet att utveckla innehållet i tjänsten utifrån dina tidigare erfarenheter.

 

Kvalifikationer 
Du har en lämplig utbildning på högskolenivå av relevans för området, till exempel inom personalvetenskap, ekonomi eller offentlig förvaltning.  Erfarenhet från administrativt arbetet inom offentlig verksamhet är meriterade, i synnerhet om detta är vid institution eller fakultet inom högskola eller universitet.

Arbetet kräver mycket god datorvana samt ett logiskt och systematiskt förhållningssätt, god erfarenhet av att arbeta i administrativa system samt att du behärskar Office-paketet obehindrat. Det är starkt meriterande att ha arbetat i TimeEdit, Ladok, Primula och Agresso. Det är också meriterande om du har vana av att arbeta i någon typ av ärendehanteringssystem som används inom offentlig myndighet.

Arbetet vid tentamensservice är dynamiskt och arbetsbelastningen är periodvis hög, vilket kräver att du är flexibel, lösningsfokuserad, och har förmåga att planera ditt arbete. I rollen som administratör krävs mycket god förmåga att prioritera dina arbetsuppgifter, samt en mycket god logistisk förmåga. Då vi har mycket utåtriktade kontakter krävs ett serviceinriktat förhållningssätt och professionellt bemötande.

Ett krav är också god förmåga att kunna uttrycka sig muntligt och skriftligt både på svenska och engelska.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper som samarbetsförmåga, driv och ansvarskänsla.

 

Anställning 
Anställningen är tills vidare på 100 % med placering vid Utbildningsenheten/ Sektionen för examen och tentamensservice. Tillträde augusti 2022 eller snarast möjligt efter det. Provanställning kan komma att tillämpas.

 

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta:

Johan Telléus, Biträdande sektionschef
johan.telleus@gu.se, Telefon: 031-786 1135

Maria Stenberg, Sektionschef examen och tentamensservice
maria.stenberg@gu.se, Telefon: 031-786 6909

 

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

 

Ansökan 
För att söka en anställning vid Göteborgs universitet måste du registrera ett konto i vårt rekryteringssystem. Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2022-06-15


Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.