Administratör

Vi söker dig som vill bidra till att förverkliga Arbetsförmedlingens vision "Vi gör Sverige rikare genom att få människor och företag att växa”. Arbetsförmedlingens mål är bland annat att arbetslösheten ska minska, att matchningen och kontakterna med arbetsgivarna ska öka. Arbetsförmedlingen strävar efter att vara navet på arbetsmarknaden. Är du rätt person att hjälpa oss att nå dit?

Nu söker vi en administratör. Då vi är en relativt nystartad enhet kommer du tillsammans med vår nuvarande administratör att ha stora möjligheter att kunna påverka enhetens rutinbeskrivningar vad gäller de administrativa uppgifterna. Vi vill även att du kan se förbättringsområden i syfte att utveckla och effektivisera det administrativa arbetet. Under perioder kan arbetsbelastningen vara hög.

Enheten präglas av en god samarbetsförmåga, hög motivation för uppdraget samt ett respektfullt förhållningssätt gentemot såväl kollegor som arbetssökande, och vi förväntar oss att du delar dessa värderingar.

Enheten består idag av en enhetschef, två sektionschefer, en administratör och ca 40 handläggare. Vi rekryterar nu ytterligare en sektionschef och ca 20 handläggare. Enhetens uppdrag består i huvudsak av att utreda och fatta beslut utifrån händelser och förhållanden som kan påverka den arbetssökandes rätt till aktivitetsstöd. Placeringsort är Östersund.

Arbetsuppgifter

Administratören ansvarar för enhetens hantering av olika typer av dokument och handlingar samt att ekonomiadministration genomförs på ett korrekt sätt. I rollen ingår även enklare vaktmästerisysslor, exempelvis uppackning av varor, enklare service på kontorsmaskiner mm och visst underhåll av gemensamma utrymmen. Du är ”oljan i maskineriet” hos oss.

Dokumenthantering: Insortering, diarieföring, arkivering, gallring, posthantering samt bevaka/besvara enklare frågor via funktionsbrevlåda/e-post.

Ekonomiadministration: Enligt rutiner utföra leveranskontroll och fakturahantering. Som administratör kommer du att vara beställare av inköp, göra varuinköp, utföra avrop av centralt upphandlade tjänster.

Chefsstöd: Protokollskrivning/minnesanteckningar, uppdatera olika personalscheman, samt ta fram underlag och uppgifter till chefen. Göra resebokningar.

Personaladministration: Exempelvis bevaka och administrera sjukanmälan, ledigheter samt administrera beställningar av program som används av handläggarna mm.

Kvalifikationer


• Gymnasieutbildning
• Minst 2 års arbetslivserfarenhet där arbetet till störst del bestått av liknande administrativa arbetsuppgifter.
• Erfarenhet av dokumenthantering.
• Erfarenhet av ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll.
• Mycket goda kunskaper i MS Office.
• Goda kunskaper i svenska, kunna uttrycka sig i tal och skrift.
• God läsförståelse i engelska.

 

Meriterande

Du är serviceinriktad, har ett flexibelt förhållningssätt och du tycker om ordning och reda. Du är ansvarsfull och strukturerad. Du kan ta i det lilla extra vid arbetstoppar och du är mån om ett gott samarbetsklimat. Du har ett positivt förhållningssätt och ett starkt intresse för administrativt arbete.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.

Ansökan

Anställningen är en visstidsanställning, 6 månader, med ev möjlighet till förlängning. Tillträde snarast.

Låter detta intressant? Välkommen med din ansökan märkt  dnr 2015/334687 senast den 11 augusti. Bifoga ditt CV där du beskriver relevant arbetslivserfarenhet och utbildning samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet. Intervjuer kan komma att ske löpande.