Administratör

vid Fastighetsavdelningen. Sista ansökningsdag: 2023-01-16.


Stockholms universitet är Sveriges största forskningsuniversitet inom humanvetenskap och naturvetenskap. Universitetet har mer än 26 300 helårsstudenter, 1 600 doktorander och 5 700 medarbetare.

Fastighetsavdelningen är en avdelning inom den centrala universitetsförvaltningen.

Avdelningen har ett diversifierat och komplext uppdrag med ansvar för den strategiska planeringen gällande lokal-, bostads-, säkerhets- och miljörelaterade frågor med tillhörande tjänster. Avdelningen ansvarar får ca 300 000 kvm lokalyta och ca 550 st boenden. På avdelningen arbetar ca 70 medarbetare inom fyra sektioner, varav Sektionen lokal- och bostäder är en.

Vår vision är att främja forskning, utbildning och samverkan med målet att vara en god förebild. För att uppnå kvalitet i verksamheten genomsyras vårt arbete av ledorden långsiktighet, tydlighet, kompetens och engagemang.

Arbetsuppgifter
Vi söker nu en lokaladministratör till Fastighetsavdelningens sektion för lokal- och bostäder.

I din roll som lokaladministratör kommer du att arbeta med samordning av sektionsövergripande frågor gällande lokaler. Du kommer att arbeta med den löpande förvaltningen av Fastighetsavdelningens fastighetssystem Faciliate. Detta innefattar att löpande se över och uppdaterar förhyrningar, ritningar samt hyresavtal så att detta stämmer överens med verkligheten.

Du kommer även att vara delaktig i samordning av frågor så som upprättning av sektionens processer och rutiner, stöd vid projektadministration, ärendehantering samt mindre kommunikationsfrämjande justeringar i våra informationsflöden.

Du arbetar självständigt i din roll som administratör samtidigt som du kommer att vara del av en grupp med lokalförvaltare.

Du fungerar som ett administrativt stöd till sektionens lokalförvaltare i deras dagliga arbete. För detta krävs det en administrativ sakkunnighet, att du är strukturerad och noggrann, väl insatt i sektionens samtliga verksamhetsdelar samt kan hålla många frågor i luften samtidigt.

Anställningen som lokaladministratör är direkt underställd gruppchefen för lokalförsörjning på Fastighetsavdelningen.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att du:


• Uppdaterar samt registervårdar sektionens fastighetssystem gällande förhyrningar, hyresavtal och ritningar, etc.
• Är ett stöd i att ta ut data från fastighetssystemet.
• Är ett stöd i arbetet med projektadministration.
• Sammanställer nya samt uppdaterar befintliga processer och rutiner inom sektionen.
• Avtalsansvarig för sektionens upphandlade leverantörsavtal.
• Genomför sektionsövergripande beställningar.
• I nära samarbete med gruppchef driver verksamhetens framåt.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:


• Relevant eftergymnasial utbildning eller enligt arbetsgivaren relevant arbetslivserfarenhet.
• God kommunikationsförmåga att uttrycka dig i både tal och skrift.
• God systemvana.
• Vana av att använda IT-verktyg, framförallt goda kunskaper i Office-programmen.
• kunna uttrycka dig väl muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

 Meriterande är erfarenhet av:


• Arbete med IT-system för fastighetsförvaltning så som Landlord och Faciliate.
• Ritningshantering. 
• Deltagande inom byggprojekt eller som projektstöd.
• Att driva förändringsarbete.
• Arbete i offentlig förvaltning.

Vi fäster stor vikt vid din personlighet och ditt engagemang.

Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och kan utföra ditt arbete självständigt. Du är flexibel och kan prioritera bland dina arbetsuppgifter vid behov. Eftersom sektionen just nu är i en utvecklingsfas söker vi dig som är positiv och gillar förändringar.

Då arbetet innebär många interna kontaktvägar, ställer detta stora krav på att du har god förmåga att kommunicera, samarbeta, skapa förtroende samt att du är en lagspelare. Som person är du lugn, stabil och drivs av att vilja förändra och förbättra. Du är van vid att ta ansvar för ditt arbete där du strukturerar ditt arbete och driver dina ärenden vidare till leverans.

Det är även viktigt att du kan hantera frågor på detaljnivå men ändå se betydelsen för helheten.

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av, William Edwin gruppchef, tfn 070-103 04 58, William.Edwin@su.se.

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/Lärarförbundet), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.