Administratör

Gävle växer och är i stark utveckling. Vi erbjuder intressanta och utmanande jobb med goda möjligheter för dig att växa. I kuststaden Gävle har du nära till natur, kultur och upplevelser. Vill du vara med och ta Gävle in i framtiden? Nu söker vi dig som vill göra Gävle ännu bättre tillsammans med oss!

Utbildning Gävle ansvarar för förskola, grundskola, gymnasieskola och särskola. Vi arbetar för att alla barn och elever ska utmanas och klara sin utbildning. Hos oss får du vara med och utveckla bästa möjliga förutsättningar för lärande. Tillsammans gör vi så att Gävles barn och elever når sina mål.

Tjänsten som administratör är placerad inom verksamhetsstödet, en stödfunktion till Utbildning Gävles alla verksamheter. Vi arbetar kontinuerligt med att utveckla organisationen för att förbättra verksamhetsstödet och processerna med syfte att tydligare fokusera på elevernas måluppfyllelse.

ARBETSUPPGIFTER
Administration inom offentlig förvaltning. Du arbetar med diariefrågor, dataskydd och informationssäkerhet samt deltar i förändringsarbete inom verksamhetsstödet. Administrationen innefattar bland annat att tillsammans med nämndsekreterare ansvara för:

- central posthantering för Skolkontoret
- digitalt inkommande post till utbildningsnämnden
- arkiveringsfrågor
- informationssäkerhet och dataskydd
- diarieföra inkomna/upprättade handlingar till utbildningsnämnden.

I uppdraget samverkar du med andra som t.ex. systemägare, informationsägare, kommunarkivarie, IT-avdelningen samt kommunens dataskyddsombud och informationssäkerhetsombud (CISO).

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har utbildning eller erfarenhet inom området som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. Du har goda kunskaper i Microsoft Office programmen samt behärskar du det svenska språket obehindrat i både tal och skrift.
Vi ser även att du har erfarenhet av administrativt arbete inom kommunal eller offentlig verksamhet, diarieföring, kunskap om offentlighet och sekretess och förvaltnings- och arkivlagen.
Vi ser det som meriterande om du har kunskap och erfarenhet av att arbeta med dataskyddsförordningen (GDPR) och/eller informationssäkerhet. Det är även meriterande om du har kännedom om vår verksamhet samt kunskap och erfarenhet i Prorenata. Vidare är det önskvärt med erfarenhet och kunskaper i ärendehanteringssystemet Platina.

Som person har du förmågan att skapa och bibehålla goda relationer, både intern och externt och du samarbetar väl med personer i olika sammanhang och funktioner.
Du har en hög förmåga att leverera resultat, både vad gäller kvalitet och produktivitet samt arbetar du på ett systematiskt, metodiskt och pålitligt sätt. Du har lätt för att fokusera på kundens behov och uppnå god kundtillfredsställelse.
Vidare har du har förmågan att följa instruktioner, procedurer, lagstadgade krav och policy, samt förhålla dig till uppsatta tidsplaner. Du har även lätt för att anpassa dig till olika situationer, och har förmågan att ändra ditt syn- och förhållningssätt samt ser möjligheter i förändringar. Du förstår talad och skriven kommunikation väl och anpassar ditt språk till olika situationer, syften och mottagare.

ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Gävle kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt via Visma Recruit och inte via e-post eller pappersformat.

Om du söker en deltidstjänst hos oss så finns ett beslut inom Gävle kommun som innebär att du som tillsvidareanställd medarbetare kan begära att du vill arbeta heltid. En sådan begäran kan innebära att du kan behöva utföra andra arbetsuppgifter än dina ordinarie.

Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Gävle kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.